7 pasos para saber si tu pyme necesita un sistema de gestión empresarial (ERP)
Los CEO de las pequeñas y medianas empresas deben hacer frente a numerosas decisiones diarias relacionadas con sus departamentos: contabilidad, ventas, marketing, compras, servicio al cliente… Y en un mercado tan cambiante y con la limitación del tiempo y los recursos, cada vez resulta más complicado detenerse y pensar en la solución de gestión empresarial que más conviene a la compañía.
Microsoft ha elaborado una guía para ayudar a las pymes a saber si necesitan un ERP en la nube, que les permita solucionar sus problemas de gestión y llevar a cabo su digitalización. ¿Eres capaz de priorizar a los clientes potenciales a través del proceso de ventas? ¿Ves adecuadamente los costes de explotación e inventario? ¿Te agobian los cierres financieros que consumen mucho tiempo?
En este artículo te desgranamos los 7 pasos que debes conocer para saber realmente si tu empresa necesita un software de gestión empresarial. También puedes descargarte la infografía para tener una información más visual.
1. Prever la transformación digital
Define y prioriza tu estrategia de digitalización, identificando los problemas que deseas abordar y qué resultados empresariales esperas lograr. Dedica tiempo a considerar el impacto que un nuevo ERP en la nube podría ofrecer a tu empresa. Establece aspectos como:
- Desafíos empresariales: mejorar el margen bruto, informes financieros lentos, conseguir más contratos de servicios, alto número de devoluciones de los clientes…
- Objetivos y estrategias: reducir el coste de los bienes vendidos un 20%, cerrar los libros el día 2 del mes siguiente, aumentar los ingresos por servicios en un 30% o reducir el porcentaje de devoluciones.
- Tácticas y habilidades: reducir los residuos de inventario, automatizar las conciliaciones bancarias, proporcionar estimaciones más precisas de los proyectos o transformar las comprobaciones de calidad del producto.
2. Gestionar el cambio
Una vez que tengas clara la estrategia es fundamental asignar un roles, funciones y responsabilidades del proyecto. Asegúrate de que cada miembro del equipo conoce su papel, comprende la estrategia de digitalización y sabe cómo iniciar el cambio.
Según un estudio de Forbes, más del del 70 % de los esfuerzos de transformación digital empresarial fracasan debido a la falta de liderazgo, comunicación y aceptación por parte de toda la organización.
Tu empresa estará preparada para el cambio si:
- Asignas un responsable del proyecto que lidere y supervise la transformación digital
- Esbozas los roles claves, sus responsabilidades y lo comunicas a toda la empresa
- Los líderes empresariales apoyan el cambio digital
- Estableces un calendario en el que se detallan los cambios que deben producirse y cuándo
- Marcas indicadores clave de rendimiento (KPI) y medidas de éxito
- Comunicas todos los cambios que se van a llevar a cabo
3. Seleccionar el partner
Empieza a preseleccionar y comparar proveedores tecnológicos al principio de tu proceso de digitalización. El socio adecuado le ayudará a maximizar tus procesos de transformación digital y a garantizar un crecimiento futuro continuado a medida que tu tecnología y tu organización evolucionen.
En este caso, pregúntate:
- ¿Cuánto tiempo lleva el proveedor en el negocio?
- ¿Tiene una reputación de confianza y es probable que siga operando en el mercado?
- ¿En qué plataforma tecnológica se basa la solución de gestión empresarial del proveedor?
- ¿Qué experiencia tiene el partner ayudando a empresas de un tamaño y un sector similares?
- ¿Ofrecen casos prácticos y referencias de clientes?
- ¿La solución que me ofrecen es cloud y está preparada para el futuro?
- ¿Cuánto tiempo y esfuerzo se requieren para su implementación?
- ¿La solución me permite añadir fácilmente usuarios adicionales, almacenamiento de bases de datos, nuevas empresas, dimensiones financieras y funciones adicionales a medida que mi empresa crece?
4. Comparar funcionalidades
La solución de gestión adecuada no solo debe proporcionarte las funciones que necesitas para rediseñar tus operaciones diarias hoy mismo, sino que también debe respaldar las necesidades que puedan surgir en un futuro.
Así, se dice que el 80% de la funcionalidad de un ERP debe ser out of the box, es decir, debe ser estándar y no realizar ninguna modificación importante. El 20% restante, serviría para personalizar y ajustar la solución a las necesidades específicas de la empresa.
¿Qué debes conseguir con un ERP?
- Aumentar la visibilidad financiera
- Optimizar la cadena de suministro
- Aumentar las ventas
- Mejorar el servicio de atención al cliente
- Entregar los proyectos a tiempo y dentro de presupuesto
- Aumentar la capacidad de conexión a herramientas empresariales desde cualquier lugar
- Mejorar la productividad gracias a la automatización
- Expandir el negocio gracias al cloud y a la compatibilidad multilingüe
5. Escribir un caso práctico
Aprovecha el trabajo realizado en los pasos anteriores para construir un argumento convincente para el cambio, considerando el impacto empresarial y tecnológico, cuantificando el retorno de la inversión (ROI) y los beneficios financieros, y establece un calendario y un plan de implantación.
6. Adoptar la digitalización
La aceleración de la agilidad organizativa requiere atención en cinco dimensiones: estrategia, estructura, proceso, personas y tecnología. Ayuda a tu empresa a ver el valor de tu transformación empresarial creando experiencias inmersivas en las cinco dimensiones.
7. Analizar los resultados
Los sistemas modernos de gestión empresarial ofrecen una serie de capacidades en muchas líneas de negocio y funciones. Identificando los resultados del negocio y de los procesos que definirán el éxito, te ayudará a asignar las capacidades críticas que son esenciales para apoyar los resultados deseados.
Con las numerosas soluciones de gestión empresarial y ERP disponibles en el mercado, seleccionar la adecuada para tu empresa puede parecer una tarea engorrosa, pero no tiene por qué serlo. A través de la serie de pasos que te hemos presentado, te proporcionamos la orientación necesaria para que tu compañía pase de la visión a la obtención de resultados con una solución que se adapte a tus necesidades.