La importancia en la gestión de cobro de facturas
Desde el departamento de contabilidad, administración y finanzas, os vamos a hablar de la importancia de la gestión de cobro de facturas. Y es que, el proceso de facturación no solo acaba con el envío de la factura al cliente, sino que lleva un cuidadoso seguimiento que es muy importante controlar.
Este seguimiento, al contrario de lo que se pueda pensar, no solo lo realiza el comercial o el técnico correspondiente para ver si todo está bien, también se lleva a cabo desde la parte de tesorería.
Lo normal es que cada cliente, dependiendo de lo que se haya acordado en el contrato u ofertas y facturas proformas, tiene una forma de pago diferente. Estas pueden ser: recibo, transferencia, pagaré, confirming y, en algunos casos, contado. Además, dentro de estas formas de pago, están también los términos de pago, es decir, cuándo se decide hacer dicho pago. Estos suelen ser a la vista, a 30 días, a 60, a 90…
Gestión del cobro
Sabiendo esto, y ya enviada la factura al cliente, es cuando se lleva a cabo la gestión de cobro como tal.
- Las facturas que tienen una forma de pago recibo no deben dar problemas, ya que el cobro de estas lo gestiona el proveedor realizando remesas a la fecha pactada.
- En las demás formas de pago sí que se requiere un mayor control, ya que estos cobros dependen del cliente. Hay clientes que no realizan sus pagos según lo acordado y requieren un proceso más específico de gestión.
Teniendo en cuenta este último factor, es importante destacar:
- Si la deuda es reciente, para ello nos debemos de fijar en las fechas de vencimiento de las facturas, llamaríamos directamente al cliente para averiguar el por qué no ha realizado el pago o no ha emitido el pagaré o confirming correspondiente. En el caso de que sea un descuido o que tengan días concretos de pago, nos deben facilitar una previsión para poder tenerlo en cuenta a la hora de controlar la tesorería. Si el motivo es alguna disconformidad con el servicio realizado o en los precios, deberíamos pasar la información al técnico o comercial del proyecto para que pueda intervenir y solucionar el problema cuanto antes y así desbloquear el pago. Una vez solucionado el problema, nos deben dar la previsión de pago.
- Cuando la deuda es más antigua o no se están cumpliendo las previsiones dadas, y después de haber solucionado las disconformidades, debe ser directamente el comercial o el jefe técnico del proyecto quien intervenga de una manera más «tosca» para poder tener una solución eficiente.
Y, en algunas situaciones, y como último recurso, debe intervenir un abogado para reclamar legalmente dicha deuda. En este caso, se podrá pedir todo tipo de documentación a ambas partes para llegar a un acuerdo.
Como veis, la gestión del cobro es un trabajo laborioso y suele ser lento, porque no todos clientes tienen la misma predisposición para llegar a acuerdos.
María Fos
Administración