Realizar cierres contables precisos es esencial para que las empresas reflejen fielmente su situación financiera. Para ello, es necesario asignar correctamente cada gasto o ingreso al periodo económico correspondiente, basándose en el principio de devengo. Este principio estipula que los ingresos y gastos deben imputarse según la corriente real de bienes y servicios, independientemente del momento en que se produzcan los cobros y pagos, es decir, la corriente monetaria.
La periodificación contable es una práctica crucial en los departamentos financieros para garantizar que los registros reflejen los periodos correctos.
En Sage X3, existe una funcionalidad que aborda esta necesidad a través de un proceso denominado Gast./Ing. Ant. de cierre. Este proceso puede automatizarse considerablemente, reduciendo así el trabajo contable y mejorando la eficiencia.
Tabla de contenidos
Paso 1: Creación de la factura de compras
Primero, se crea la factura de compras correspondiente utilizando el módulo pertinente. Si la factura se contabiliza mediante el módulo de Factura de Tercero Proveedor, se debe seleccionar la opción de «Gastos e ingresos anticipados periódicos» en las líneas, tal como se muestra en la imagen siguiente:
A continuación, se indican las fechas de inicio y fin para la periodificación del gasto y se selecciona «ok».
Para las facturas de compras contabilizadas a través del módulo de compras, el rango de fechas debe especificarse en las columnas de las líneas, en las celdas señaladas con flechas en la imagen siguiente:
El rango de fechas indicado será el utilizado por Sage X3 para realizar el asiento de periodificación al ejecutar el proceso correspondiente.
Cálculo del importe de periodificación
El importe de periodificación se calcula de la siguiente manera:
El importe de periodificación = Importe total x días*/número total de días*
Este proceso se repite para cada factura que necesite periodificarse.
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Paso 2: Ejecución del proceso de contabilización de las periodificaciones
Al cierre del ejercicio, se ejecuta el proceso de contabilización de las periodificaciones. Para ello, se accede a la transacción denominada Gast./Ing. Ant. de cierre.
Se indican los criterios de selección correspondientes según la acción que se desee realizar. Para ejecutar el proceso de todas las periodificaciones pendientes, al menos se debe indicar:
- Sociedad o Legislación (si se requiere ejecutar el proceso para todas las sociedades).
- Fecha de referencia a partir de la cual se debe calcular la periodificación (por ejemplo, para el cierre de marzo, se indicaría 31/03/2024).
- Generación de asientos y el tipo de asientos a ejecutar.
- Tipo de Asiento, Diario, Fecha de Asiento (último día del mes) y Fecha de Reversión (primer día del mes siguiente).
Asiento contable
El proceso realizará el siguiente asiento contable por cada factura indicada con periodificación:
En contabilidad, se dará de baja el gasto anticipado contra la cuenta de gastos anticipados (cuenta 480). El mes siguiente, cuando el gasto se haya devengado, se dará de baja dicha cuenta mediante el asiento de reversión indicado en los criterios anteriores.
Esta acción se realizará cada mes, incrementando el gasto y reduciendo la provisión de anticipo del gasto hasta que llegue a ser cero.
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Maria Luisa Martín
Operaciones Sage X3