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Consejos para configurar la previsión de ventas en Dynamics 365 Sales

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La mayoría de las organizaciones son conscientes de la importancia de mantener un pronóstico de ventas preciso. Sin embargo, muchas siguen realizando el seguimiento de sus previsiones mediante engorrosas hojas de cálculo. Esto consume mucho tiempo y muchos recursos.

Por ello, en este artículo te proporcionamos toda una serie de mejores prácticas para usar las funcionalidades de previsión de ventas en Dynamics 365 Sales. Toma nota y empieza a simplificar la creación de previsiones más precisas, incluso durante condiciones que cambian de forma constante.

Beneficios de la previsión de ventas

La previsión de ventas es una proyección de las ventas que las empresas esperan realizar dentro de un periodo determinado. Tener pronósticos de ventas actualizados y precisos permite a las organizaciones asignar mejor sus recursos, modificar su estrategia para abordar circunstancias imprevistas, y proporcionar apoyo y asesoramiento a los vendedores que lo necesiten. La previsión de Dynamics 365 Sales simplifica el método vertical de previsión de ventas y aprovecha el conocimiento colectivo de las personas que conforman el equipo de ventas.

Consejos para maximizar las funcionalidades de previsión

1. Comienza con una plantilla

Puedes pensar que crear tu pronóstico desde cero es la mejor opción, pero Microsoft ha escuchado a muchos usuarios ya que han perdido mucho tiempo haciendo esto y al final se han dado cuenta de que podrían haber usado una de las plantillas prediseñadas de previsión para:

  • Organización. Permite acumular los valores de la previsión a través de la estructura de informes de la organización.
  • Productos. Permite basar la previsión en los productos que se espera vender.
  • Territorio. Agrega valores a través de los territorios geográficos en los que la empresa hace negocios. La configuración de una previsión de territorio requiere establecer territorios en una jerarquía, asignar territorios a personas y asignar cuentas a territorios.
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2. Usa un nombre descriptivo

Asegúrate de incluir el período de tiempo y otros detalles claramente identificables en el nombre del pronóstico para que sea más fácil de encontrar. Por ejemplo, North America Widget Forecast Q2 2020.

3. Asigna la categoría a la persona adecuada

Teniendo en cuenta que probablemente desees compartir tu pronóstico con el departamento de administración, asegúrate de poner el nombre de esa persona en la parte superior de la jerarquía de pronóstico. Esto es muy sencillo de hacer. Simplemente selecciona el tipo de entidad correcto cuando configures el pronóstico y mira una vista previa rápida para asegurarte de haber hecho la selección correcta.

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4. Elige el período de tiempo (o períodos de tiempo) correcto para los pronósticos

Con Dynamics 365 Sales puedes configurar varios pronósticos, cada uno con diferentes períodos de tiempo, lo cual es útil para abordar diferentes períodos de informes, como mensuales o trimestrales. En este caso, Microsoft recomienda elegir 12 períodos mensuales y cuatro períodos trimestrales.

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5. Ajusta la previsión a tu organización

Aunque las plantillas proporcionan una previsión de un extremo a otro, es posible que desees modificar la previsión para que funcione correctamente. Por ejemplo, tal vez desees que tu equipo de finanzas vea el pronóstico completo. En este caso, puedes otorgarles acceso a través de la pestaña de seguridad.

Las categorías de pronóstico son una parte importante de las previsiones y Microsoft pone a disposición de los comerciales las categorías de ventas más utilizadas. En este sentido, las operaciones se segmentan en estas categorías según el nivel de confianza de cierre de los vendedores. Las categorías de ‘pipeline’, ‘best case’ y ‘commited’ denotan acuerdos de confianza alta, media y baja, respectivamente. Puedes modificar estas categorías para crear columnas de previsión que tengan más sentido para tu organización.

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6. Responsabiliza a tu equipo

En la plantilla, Microsoft ha señalado el pronóstico comprometido como una columna ajustable. Esto significa que los directores y vendedores pueden enviar sus propios resultados de previsión. Junto con las cuotas, que se recomienda que se carguen a través de Excel en el paso de activación, se puede dar más responsabilidad al equipo comercial.

7. Repite, repite y repite

Hay muchas más funcionalidades útiles como filtros, visualizaciones y desgloses, por lo que incluso si más tarde descubres que necesitas ajustar tu previsión, no tendrás problema. Por eso, las plantillas te permiten crear rápidamente un nuevo pronóstico para adaptar la experiencia a las necesidades de los comerciales.

Consejos para la previsión de ventas durante una crisis

  • Anima a tu equipo de ventas a mantener sus datos actualizados con más frecuencia: en tiempos de incertidumbre, los directores de ventas necesitan una visibilidad clara de los rápidos cambios que se producen en la cartera de pedidos. De esta forma, pueden tomar mejores decisiones sobre dónde centrar su tiempo y sus recursos.
  • Ejecuta tus previsiones con más frecuencia: del mismo modo que el equipo de ventas debe estar más atento y mantener los datos actualizados, los responsables comerciales deben ejecutar sus previsiones con más frecuencia. De hecho, un par de veces al día durante una crisis no es demasiado. Dado que los datos pueden cambiar rápidamente, la ejecución de una previsión puede ayudarte a identificar problemas más rápidamente.
  • No tengas miedo de alejarte temporalmente de la previsión para concentrarte en construir relaciones: la previsión puede ser difícil cuando se producen acontecimientos inesperados, y puede ser más productivo para el equipo de ventas centrarse en mantener las relaciones con los clientes hasta que las circunstancias se vuelvan más predecibles. Cultivar las relaciones ahora te ayudará sin duda a planificar más adelante, cuando llegue el momento y las circunstancias sean más favorables.

Fuente: Microsoft

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