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Importancia de la Contabilidad Analítica a la hora de elegir un nuevo sistema de gestión

Guillermo Blanco ERP Leave a Comment

Cada vez más empresas, y hablamos de pequeñas y no tan pequeñas, se encuentran con una información contable que les resulta insuficiente para su gestión, entendiendo esta como la toma de decisiones en su día a día.

Los sistemas tradicionales son capaces de dar una solución a nivel contable cada vez más fiables y eficaces, optimizando procesos, automatizando tareas repetitivas, mejorando la comunicación con otros sistemas y adaptándose a casi cualquier dispositivo.

Esto obviamente supone una mejora en cuanto a plazo de obtención de la información y un ahorro importante de costes y, por tanto, permite actuar más rápidamente ante problemas generales.

Pero dicha información no resulta suficiente cuando lo que se necesita es analizar el negocio a nivel interno. Esta carencia se manifiesta más a medida que la organización de la empresa se vuelve más compleja.

Por ello es importante a la hora de elegir un sistema de gestión de empresa (ERP en general), tener en cuenta también las posibilidades que ofrece su contabilidad analítica. No solo su adecuación al momento inicial, sino también su capacidad de adaptación a estructuras futuras más complejas.

Si además el sistema cuenta con una herramienta de Inteligencia Empresarial (BI) que ayude al Controller a procesar toda esa información de forma rápida y mecanizada, obtendrá sus informes de manera mucho más rápida y fiable. De esta forma podrá dedicar más tiempo al análisis e interpretación de los datos, para proponer decisiones con mejor pronóstico al resto de su empresa.

Evolución de los ERP de contabilidad

A lo largo de mi vida profesional, los sistemas de gestión han ido evolucionando. Primero recuerdo aquellos en los que el departamento financiero se peleaba con su plan contable añadiendo dígitos a sus cuentas contables para obtener unos resultados por departamento y poder analizar desviaciones con respecto a los presupuestos.

Posteriormente, surgieron sistemas con una solución analítica limitada a una dimensión, normalmente el centro de coste. Esto, aunque facilitaba la contabilización y la obtención de informes, no se adaptaba demasiado bien a los cambios de organización, de forma que muchas veces era la propia empresa la que se adaptaba a las limitaciones de su sistema de gestión, o se necesitaba destinar mucho esfuerzo a cambiar su configuración.

Afortunadamente, los sistemas actuales que permiten gestionar “n” dimensiones, ofreciendo la posibilidad, además, de automatizar la contabilización para que el departamento de administración no vea incrementada su carga de trabajo.

Demanda de soluciones analíticas

El esfuerzo de los fabricantes de sistemas de gestión en la mejora de sus soluciones analíticas no hace sino atender una demanda a la que las empresas y sus clientes cada vez dan más importancia. No me refiero tanto a la contabilidad tradicional, ya que se entiende que cualquier sistema de gestión medianamente fiable nos la va a proporcionar, si no a la contabilidad analítica o de gestión. De hecho, uno de los motivos por el que muchas empresas se deciden a cambiar de sistema es precisamente por las limitaciones en este apartado.

Y en este sentido, dada la inversión en esfuerzo y dinero que supone acometer un cambio de sistema de gestión, es normal que queramos que el sistema nos siga valiendo durante el mayor número de años posible, y es posible que, en ese periodo, la empresa pueda ver modificada su organización o necesidades de información. Puede pasar, por tanto, de una clásica organización piramidal a una de tipo matricial, con departamentos verticales y transversales, puede acometer una nueva línea de negocio que requiera un tipo de información diferente a la prevista cuando se adquirió el sistema, cambiar su contabilidad de departamentos por una contabilidad de proyectos, etc. Por ello, es necesario que el sistema permita crecer y adaptarse al mismo tiempo que las futuras necesidades de información de la empresa.

Por último, pero no menos importante, hay que valorar el coste de la inversión y su posterior mantenimiento en relación con las ventajas que van a proporcionar esas mejoras de información y gestión. Existen soluciones a medida, de tipo vertical o estándar, hay soluciones adaptadas a los distintos tamaños de las empresas, etc.

Solución a medida vs Solución estándar

Una solución a medida, parece que podría ser justo lo que necesita nuestra empresa, pues inicialmente se va a adaptar como un guante. Algo similar puede pasar con una solución de tipo horizontal o sectorial, es decir, diseñada exclusivamente para nuestra actividad. Sin embargo, la experiencia demuestra que, con el tiempo, las futuras adaptaciones pueden suponer un coste extra no previsto.

Por otro lado, una solución estándar, necesitará una adaptación inicial, pero cuenta con la garantía de un fabricante que la ha diseñado a base de ir consolidando las “best practises” de todas las empresas en la que se ha ido instalando. Además, también cuenta con la garantía de un soporte avalado por una gran cantidad de consultores que podrán resolver cualquier incidencia.

Por otro lado, y para acabar, un sistema de gestión pensado para una multinacional, podrá adaptarse a una mediana empresa, pero ¿realmente lo necesita? A la inversión inicial, posiblemente fuera del alcance de muchos, habrá que sumarle un coste de mantenimiento elevado, por no hablar del coste de futuros desarrollos que la empresa pudiese necesitar. Es importante adecuar el sistema a la dimensión de la empresa, teniendo en cuenta su potencial para adaptarse a un crecimiento razonable, referido al tamaño de empresa y sus futuras necesidades de información. ¿Necesitas más información? ¡No dudes en ponerte en contacto con nosotros!

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Guillermo Blanco
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