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Indicadores clave de rendimiento (KPI) para pymes

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Sobre los directores de las pymes está recayendo la creciente presión de desenvolverse en un escenario en el que los nuevos competidores ofrecen modelos de negocio disruptivos. La posibilidad de colocar con rapidez productos y servicios innovadores en el mercado supone un valor competitivo muy exigente.

Además, en la era digital, los consumidores tienen acceso a productos y servicios a nivel global. Por consiguiente, también se ven alteradas sus expectativas sobre precio, disponibilidad, calidad y modelo de distribución.

Por lo tanto, el éxito de un negocio radicará en la capacidad de reorientar con agilidad los planes operativos, fruto de una estructura resiliente e innovadora. Así, los indicadores de las PYME serán una ayuda fundamental en la toma diaria de decisiones.

Los KPIs de ventas: qué son y por qué se necesitan

Partiendo de la base de que todo lo que puede medirse se puede gestionar, cualquier procedimiento que sea exhaustivamente examinado podrá no solo comprenderse mejor, sino dar con la forma de mejorarlo o reconducirlo si no funciona como debe.

Los KPI de las PYMES (Key Performance Indicator) son unos medidores del rendimiento empresarial que ofrecen una valiosa información de su estado financiero y operativo. Al compararlos con los puntos de referencia (objetivos o metas) de la compañía, se abre la posibilidad de trazar ágil y eficazmente nuevas estrategias de dirección.

Sin embargo, muchos directores se obsesionan con los indicadores de ventas como el único KPI realmente relevante. Esto significa que solo otorgan importancia al resultado comercial, lo que implica un riesgo real de que las correcciones o ajustes no lleguen a tiempo porque estén supeditados solo a los resultados de ventas.

Ceñirse a esta métrica es un error que limita el radio de acción de las PYMES. Como veremos a continuación, existen otros importantes KPIs que permiten un análisis casi en tiempo real del estado del negocio.

Tipos de KPIs

Se denominan indicadores rezagados de resultados a aquellos KPIs que demuestran si la empresa ha alcanzado una meta dentro de un periodo concreto de tiempo. Por ejemplo, los ingresos, el beneficio, la rentabilidad, la satisfacción de los clientes, el tráfico del sitio web, la tasa de conversión de leads

Todos ellos tienen algo en común: miden lo que ha ocurrido para analizarlo a posteriori. Por tanto, es necesario esperar al final del periodo establecido para efectuar la medición.

Por otra parte, los indicadores principales del rendimiento se basan en mediciones predictivas, es decir, en proyecciones de futuro a partir de las tendencias existentes. Algunos ejemplos podrían ser los KPI de producto (previsión de ventas o de aprovisionamiento), los KPI de cliente (predicción de cifras de negocio) o una combinación de ambos.

Lo que tienen en común es que permiten a la empresa predecir escenarios en función de los registros con los que cuenta y, por lo tanto, adoptar medidas preventivas ante lo que está por acontecer.

Cuáles son los KPI más importantes

Adaptabilidad

La adaptabilidad o flexibilidad del modelo de negocio es el punto clave para la supervivencia de las PYMES. Su grado de competitividad dependerá de su capacidad para adaptarse a los cambios y tomar rápidamente nuevos rumbos.

Para ello, será imprescindible medir los tiempos necesarios para completar las tareas rutinarias.

Liquidez

La disponibilidad de dinero en efectivo es un salvavidas para las PYMES en tiempos de crisis. Un buen índice de liquidez significa que la empresa hará frente a sus pagos sin comprometer sus inversiones.

Esta solvencia se mide con el ratio de caja, que resulta de dividir la suma del efectivo y sus equivalentes entre el pasivo.

Afinidad de marca

El engagement del cliente con la empresa es sinónimo de lealtad y compromiso y, por lo tanto, de retención. Un cliente satisfecho volverá a comprar, casi con toda seguridad.

Esta relación de afinidad se puede medir con encuestas directas, analizando sus interacciones con nuestras redes sociales o contenidos web, y midiendo sus respuestas ante promociones o campañas puntuales.

Productividad individual

En este caso, el empleado está en el centro del discurso. No solo se evaluaría cuánto tiempo tarda cada trabajador en realizar sus funciones, sino también la eficacia intrínseca de las herramientas con las que cuenta.

La puntuación de productividad es un KPI que proporciona Microsoft para medir cómo los miembros de la organización utilizan M365, incluyendo retrasos por posibles problemas de conectividad.

Costes

Todos los proyectos tienen un coste inherente sujeto a diversas variables. Si el precio final superarse dicho coste, el proyecto no será rentable para la organización.

La forma de saber si el proyecto entrará en los costes estimados es mediante el índice de desempeño de costos (CPI, Cost Performance Index), que resulta de dividir la porción del proyecto completada a un coste específico entre lo que se ha pagado por él.

Tiempos de los procesos clave

Al mejorar la eficiencia operacional y optimizar el tiempo invertido en los procesos, se consigue reducir costes y mejorar la posición financiera de la empresa.

Los siguientes KPIs ayudarán a la PYME a predecir si se encuentra en el buen camino para alcanzar sus objetivos de ingresos, beneficios o crecimiento:

  • Finanzas. ¿Cuánto se tarda en el cierre contable? ¿Y en realizar los reportes?
  • Servicio al cliente. ¿Cuánto se tarda en atender a los clientes? ¿Cuántos productos nos devuelven?
  • Recursos humanos. ¿Cuánto tiempo y dinero cuesta una contratación?
  • Producto. ¿Cuánto se tarda en tener listo un producto para su venta?
  • Ventas. ¿Cuánto se tarda en cerrar una venta? ¿Y en responder a un pedido? ¿Y en cerrar una operación de crédito?
  • Inventario y cadena de suministro. ¿Cuánto cuesta aprovisionarse y mantener un nivel óptimo de stock?
  • Compras. ¿Cuál es el tiempo y el coste administrativo de una adquisición?
  • Gestión de proyectos. ¿Es rentable el proyecto? ¿Cuánto cuestan los cambios en los requisitos y/o el personal?
  • Almacén. ¿Cuánto cuesta mantenerlo? ¿Cuánto se tarda en revisar, recibir o preparar mercancía?

Para enfrentarse con garantías al competitivo escenario actual, no basta con medir los indicadores para las PYME, sino contar con un ERP adecuado. Desde Aitana recomendamos Microsoft Dynamics 365 Business Central, una solución Cloud que permite a las empresas centralizar todos sus procesos de negocio y afrontar el reto de la transformación digital con total garantía de éxito.


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