A pesar de la ventaja que supone, de cara a su impacto en los mercados locales, que una empresa tenga presencia física en distintos lugares de España, Europa o el mundo, no son pocos los problemas a los que tienen que enfrentarse. En este sentido, uno de los principales retos de los grupos de empresas es la centralización de la información de todas sus sedes en un único lugar.
La dispersión geográfica tiene el inconveniente intrínseco de la diferencia de leyes tributarias según el país. De hecho, la legislación sobre impuestos no es la misma en todos los territorios. Esto podría originar un verdadero caos contable, si no se cuenta con las herramientas informáticas adecuadas para normalizarlo.
Adicionalmente, no tenemos que obviar el potencial problema de la disparidad de departamentos de cada ubicación. Es muy común que no existan las mismas estructuras organizativas en cada sede, filial o subsidiaria, por lo que los flujos de trabajo tendrán que salvar el escollo de no encontrar una figura homónima en otras ubicaciones.
Por último, también tendremos en cuenta las peculiaridades de un grupo de empresas a efectos laborales y de un grupo de empresas a efectos mercantiles. Así, pueden existir distintas vinculaciones con respecto a la dirección común, y singularidades en las operaciones que no tienen por qué seguir las mismas pautas en cada sede.
Qué es la gestión intercompany y por qué hay que tenerla en cuenta
De todos estos aspectos trata la gestión intercompany, es decir, la forma de gestionar los procesos empresariales cuando la organización está segmentada en distintas ubicaciones. A tenor de la importancia de trabajar con un ERP, se deduce que este ha de estar preparado para contemplar todas estas casuísticas.
La gestión intercompany (o gestión intragrupo) se refiere a todas las transacciones que discurren entre empresas del mismo grupo. En este caso, hablamos también de sedes de la misma empresa que se encuentran en ubicaciones geográficas diferentes.
Como hemos mencionado al principio de este artículo, al estar cada sede en un territorio distinto, es muy probable que existan peculiaridades en materia de impuestos. Esto podría ser un problema a la hora de emitir presupuestos y facturas, y mucho más cuando llegue el momento de contabilizar las operaciones. De hecho, si los tipos impositivos no coinciden, será realmente complicado cuadrar los libros contables.
El riesgo de no contemplar estos casos puede suponer una ingente cantidad de horas de trabajo para hacer coincidir los tipos impositivos de cada territorio. Se podría generar un problema de descuadre contable a nivel global, con el consiguiente trastorno de cara a las administraciones locales de Hacienda.
Sage X3 como ERP Multiempresa
El escenario ideal para solventar esta situación es un software capaz de implementar los tipos impositivos propios de cada sede según las leyes fiscales de cada país. De este modo, cada localización tendrá precargados unos atributos en función de cada legislación. En consecuencia, cada sede debe contar con su propia información fiscal, de forma que todas las transacciones que se realicen adopten la estructura de impuestos que rige en su territorio.
Asimismo, el software elegido ha de recoger todas las peculiaridades de cada sede, en función de su grado de parentesco con la empresa matriz. De ello dependerán, en gran medida, la gestión de las relaciones laborales entre la organización y los trabajadores.
En este sentido, Sage X3 se posiciona como una eficaz solución ERP multiempresa, capaz de recoger los parámetros que caracterizan a cada sede de forma única, facilitando las transacciones entre distintos puntos de la empresa, y respetando tanto la jerarquía propia de cada localización como la legislación tributaria de cada territorio.
Con estas características, resulta sencillo pensar en un entorno operativo en el que se desdibujen los límites entre las sedes, de modo que se consiga un funcionamiento global sin fisuras, es decir, sin importar las peculiaridades de cada sede, puesto que el sistema ya las tendrá en cuenta a la hora de registrar las transacciones.
Simplemente realizando una carga inicial de atributos propios de cada sede, Sage X3 será capaz de reconocerlos posteriormente cuando se genere un presupuesto, una factura, o un movimiento contable. Además, si se necesitase modificar algunos parámetros en el futuro, los cambios no tendrán efecto retroactivo, sino que solo regirán desde la fecha de la modificación, sin necesidad de que el usuario tenga que preocuparse después.
Unificar datos
En definitiva, todo grupo de empresas se enfrenta al reto de unificar los datos de sus distintas sedes en un repositorio único. El software empleado debe tener en cuenta, a su vez, las particularidades de cada localización en cuanto a impuestos y en cuanto a la forma en la que esté vinculada con la central.
Todo ello ha de ser realizado sin comprometer la integridad de los datos y sin incurrir en incompatibilidades ni duplicidades que generen una mayor carga de trabajo administrativo para solventar los descuadres. Por ello, desde Aitana recomendamos Sage X3 como un ERP multiempresa y multilegislación, una herramienta que ayuda a las organizaciones con varias sedes a acometer su operativa interna sin riesgos.