Llevar la productividad al máximo nivel se ha convertido en una de las prioridades más extendidas en el mundo de la empresa: la reducción de tiempos de espera, la optimización de los recursos o la supresión de las tareas más repetitivas forman parte del pensamiento y del vocabulario de innumerables directivos y mandos intermedios.
En cierto sentido, no les falta razón. Las tareas cotidianas son, como su propio nombre indica, las más frecuentes en la cotidianeidad de la organización. Es precisamente esta característica la que hace que cobre una relevancia especial obtener de ellas el mayor rendimiento posible.
Dicho de otro modo: en la búsqueda del máximo rendimiento, es imprescindible identificar qué tareas son las que toman más tiempo, las que requieren de procedimientos manuales para llevarse a cabo, y las que se repiten con mayor recurrencia en el día a día.
Quizá leyendo estas líneas, todos estemos de acuerdo en que la mejor solución para extraer el máximo partido del limitado tiempo con el que contamos es automatizar los flujos de trabajo. Para ello, vamos a ver qué es un workflow y cómo implementar rutinas que se hagan cargo de las tareas cotidianas con una mínima intervención humana.
Qué son los flujos de trabajo y cómo funcionan
Un flujo de trabajo, o workflow, se define como la automatización de los procesos de trabajo que forman parte de la rutina cotidiana de la empresa. Tales procesos siguen un itinerario más o menos estandarizado entre trabajadores y departamentos, respetando una jerarquía y requiriendo de cada persona una o varias acciones, como si de una cadena de producción se tratase.
Es muy sencillo entender para qué sirve un workflow. Echemos un vistazo a las tareas rutinarias que tienen lugar un día cualquiera en el trabajo, y fijémonos en todos los procedimientos repetitivos y/o manuales que tienen que abordar los empleados para completarlas.
Por ejemplo, un departamento de administración recibe una factura de un proveedor adjunta a un correo electrónico. El empleado tendrá que descargar el archivo, guardarlo en una carpeta prevista para tal fin, y extraer manualmente la información del fichero. Posteriormente, la volcará en un software de gestión.
¿Hay algún valor realmente en esta tarea, o sería deseable que existiese algún procedimiento automático (workflow) para que el empleado destine su tiempo a otras gestiones más relevantes?
De este ejemplo se deduce fácilmente que hay procedimientos que merece la pena automatizar, puesto que no aportan valor en sí mismos al negocio. La automatización de flujos de trabajo gira en torno, precisamente, al valor añadido.
Razones para automatizar flujos de trabajo con datos
1. Ahorrar tiempo
La razón fundamental por la que tiene sentido automatizar el flujo de trabajo en la empresa es el tiempo. Las tareas más rutinarias son normalmente las que más tiempo de trabajo consumen y, por lo tanto, son las más susceptibles de ser analizadas para su automatización mediante sistemas workflow.
2. Evitar errores humanos
Todos los procedimientos que realizamos las personas están sujetos a un margen de error. En este sentido, automatizando flujos de trabajo se consigue reducir este margen a su mínima expresión, de tal modo que los clásicos errores tipográficos o los derivados de un simple despiste dejen de tener cabida en el día a día.
3. Aportar valor añadido
Lo que tienen en común la mayoría de las tareas manuales y/o repetitivas es que no aportan valor alguno al negocio. El empleado que realiza dichas tareas no está llevando a cabo labores realmente productivas para la empresa. Al contrario, la organización estará desperdiciando gran parte del potencial de sus empleados, que están empleando su tiempo en realizar tareas susceptibles de ser automatizadas.
4. Optimizar el rendimiento
La implantación de workflow consigue que los empleados se centren en aportar valor, haciendo que las tareas repetitivas se ejecuten con mayor garantía de éxito y pudiendo enfocarse en resolver desafíos propios del negocio.
5. Incrementar la fiabilidad
Por consiguiente, la empresa será más productiva en términos generales, ya que podrá delegar con una alta confiabilidad sus procesos recurrentes y manuales en un sistema de workflow.
Cómo automatizar los workflow
Una de las herramientas de creación de workflow más eficientes es Microsoft Power Automate. Se trata de una solución pensada para la automatización de flujos de trabajo con una experiencia de usuario sin fisuras y completamente integrada con otras soluciones como Microsoft 365, Azure o Dynamics.
Power Automate ha sido recientemente reconocida por Gartner como una solución líder en RPA (Robotic Process Automation). ¿Qué significa esto? Que se reconoce la capacidad que tienen los robots para imitar el trabajo o comportamiento humano a través de múltiples aplicaciones e interfaces.
Las capacidades de Power Automate son casi ilimitadas. En este sentido, proporciona al usuario un gran elenco de filtros y diagramas para crear algoritmos que operen con los datos del negocio. Todo esto, sin necesidad de tener conocimiento alguno sobre código y programación.
Además, provee un sinfín de conectores para que las aplicaciones empresariales se entiendan entre sí. De esta forma, la acción humana se ciñe únicamente en plasmar los workflow, que funcionarán con autonomía y harán ahorrar una ingente cantidad de tiempo y recursos a cualquier organización.
En Aitana disponemos de un equipo dedicado para ayudarte a comenzar a automatizar tus tareas diarias y las de tus empleados. ¡Ponte en contacto con nosotros y deja que nuestros expertos te ahorren mucho tiempo!