El módulo de gestión de proyectos de Sage X3 está integrado con otros módulos de este ERP. Este es el caso del CRM de ventas, producción, compras, stocks, recursos y contabilidad. Precisamente de la integración con este último módulo es de lo que vamos a hablar en este artículo. Esto es, de cómo vamos a controlar toda la generación de asientos que conlleva la gestión de proyectos.
En este sentido, cabe empezar remarcando que el origen de gastos que se puede seguir en un proyecto es:
- Compromisos: vienen derivados de las solicitudes, pedidos, recepciones y devoluciones de compra.
- Realizados: facturas y abonos de compra, notas de gastos, facturas de terceros proveedor o entradas directas de asientos.
Así es como se relacionan los proyectos con la contabilidad que generan todos estos documentos. De esta forma, al mismo tiempo que se van cargando al proyecto, también se van generando asientos. Como consecuencia, no solo vemos la visión financiera del proyecto, sino que también vemos cómo afecta a la contabilidad.
Introducción al Proyecto
Una vez entramos en una ficha de proyecto de Sage X3, además de los datos generales, podemos ver una serie de importes que se han ido imputando.
Para verlo con más detalle, simplemente selecciona la opción ‘Seguimiento financiero’, que encontrarás al hacer clic en los tres puntos situados en la parte superior derecha.
Vistas financieras del Proyecto
Dentro de esta opción de ‘Seguimiento financiero’ encontrarás una serie de vistas, donde puedes ver comprometidos, realizados, márgenes, costes previstos, etc. El estándar de Sage X3 proporciona dos tipos de vista financiera: referente a gastos o a ingresos.
En ambas, se pueden ver los importes, ya sea atendiendo a la estructura de costes o a la naturaleza de los gastos.
Proyectos y Ejes Analíticos
Y ahora, ¿cómo relacionamos lo que ocurre en el módulo PJM de Sage X3 con la contabilidad financiera? El secreto es crear dos ejes en el módulo de contabilidad: eje analítico proyecto y eje analítico Naturaleza del gasto.
Esto va a ser lo que unirá los dos módulos. De tal forma que, cuando creemos un proyecto, automáticamente se nos generarán los ejes correspondientes.
¿Y dónde podemos configurar dichos ejes? Como ya sabes, el modelo contable consta de uno o varios referenciales. Si entras en el referencial, verás la opción ‘Plan y ejes’ donde podrás construir tus ejes.
Una vez que los ejes están creados, tendrás que añadirle al Eje de proyectos un flag. En este caso, Gestión de proyectos. Así, cada vez que creemos un proyecto nuevo el sistema nos preguntará si queremos crear una sección nueva con el mismo código y dentro de eje proyectos.
Lo mismo haremos en el Eje Naturaleza de Gastos. Solo que, en este caso, marcaremos el flag de ‘Naturaleza de gastos’.
Seguidamente, deberemos indicar en todos los tipos de documento con los que vamos a trabajar (pedido de compra, pedido de venta, factura de compra, etc.) desde dónde se va a extraer la información. Esto es, deberemos indicar que nos capture tanto el Eje Proyecto como el Eje Naturaleza de Gasto.
Analítica del proyecto
Cuando ya tenemos parametrizadas todas las secciones por defecto (todos los documentos), deberemos de tener indicado el mismo código del proyecto también en la ‘Sección Analítica’.
Aunque el origen de los gastos va a ser muy parecido, cada uno imputará en el PJM y también en Contabilidad.
| PJM | Contabilidad |
| Ingresos | Ingresos |
| Facturas de ventas (artículos comercializables) | Facturas de ventas |
| Facturas Tercero clientes | Facturas Tercero clientes |
| Costes | Costes |
| Facturas de compras materiales, suministros y subcontratas (realizado) | Facturas de compras (materiales) |
| Facturas Tercero proveedor (suministros y servicios) | Facturas Tercero proveedor (suministros y servicios) |
| Pedidos de Compras y Recepciones (Comprometido) | Asientos de nóminas, amortizaciones (distribuciones analíticas) |
| Imputaciones de Tiempo Máquina | Otros asientos (ODG) |
| Imputaciones de Tiempo Mano de obra | Notas de Gasto (viajes) |
| Imputaciones de consumos de stock | Procesos frecuentes contables – provisión de compromisos |
| Repartos a priori y posteriori de Gastos Indirectos |
Presupuestos financieros
Una vez que hemos imputado los gastos y los ingresos, el siguiente paso sería sacar la información financiera y compararla con el presupuesto financiero.
Ya sabemos que hay un presupuesto a nivel de PJM, pero también existe un presupuesto financiero, que incluye cuentas contables y ejes analíticos. En este último deberíamos añadir una transacción de entrada:
A continuación, iríamos incorporando a qué proyectos va y su naturaleza de gasto. En la sección de bajo pondríamos las cuentas contables y los importes.
Informes resumen – Balance analítico
Por otra parte, la información financiera de un determinado proyecto la podemos extraer de dos formas:
- Balance analítico: Una vez tengamos el presupuesto financiero podríamos sacar un balance analítico comparando el real con el presupuesto. Nos crearíamos, por tanto, una consulta de balance analítico donde tendríamos el presupuesto y podríamos crear en ‘Niveles de Total’ la sección de Proyectos y Naturaleza del Gasto.
Como resultado, este sistema nos ofrece la información de los proyectos y dentro de estos, la naturaleza del gasto. Esto nos permite saber, de un determinado proyecto, lo que nos hemos gastado en materiales, subcontratación, etc.
- Informes resumen: con la parametrización de los informes resumen podríamos añadir unas variables (relacionadas con el proyecto) y emitir los informes de rentabilidad correspondientes para cada proyecto o grupo de proyectos.
Hasta aquí hemos visto todos los tipos de gastos que nos pueden aparecer en un determinado proyecto y cómo podemos ir imputando sus gastos e ingresos a contabilidad y al PJM al mismo tiempo.
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