¿Y si tus proveedores pudiesen conectarse a un portal web para depositar allí todos los documentos que tu empresa necesita? Oeste Digital era consciente de que perdía mucho tiempo y hacía perder mucho tiempo a sus proveedores pidiéndoles y validando documentos muy variados.
Desde Aitana, les ayudamos a seleccionar la mejor solución, proponiendo desarrollar un portal web de proveedores integrado con su ERP Dynamics. A través de este portal sus proveedores podrán conectarse y depositar sus facturas para que se inicie el proceso de validación y aprobación por los responsables de Oeste Digital.
Portal web de acceso proveedores
Entre los objetivos de este nuevo proyecto desarrollado para Oeste digital podemos destacar tres:
- Minimizar los errores en los procesos de recepción de facturas, ya que antes llegaban por múltiples vías y ahora lo hacen a través de un sistema unificado de recepción de facturas de proveedores.
- Establecer flujos de validación por este orden:
- Que la factura es correcta en cuanto a su estructura, conceptos, IVAs, etc. Esta validación es del departamento de contabilidad que se la asignará a un responsable para que la apruebe.
- Que la factura sea aprobada por su responsable porque el servicio se haya realizado correctamente o los materiales hayan llegado a su destino.
- Que, una vez aprobada, el departamento de contabilidad complete datos básicos para proceder a la contabilización (cuentas contables implicadas y dimensiones), y se pueda generar una integración para cargar esa factura automáticamente en NAV.
- Automatizar el proceso de archivo digital de la factura, dado que ya la tenemos en formato PDF, para que se genere el enlace correspondiente en NAV y se almacene en el gestor documental.
¿Cómo funciona la solución?
Para que un proveedor tenga acceso al sistema, debe acceder al portal y registrarse a través de alta de nuevo usuario. Una recibida y aceptada por Oeste Digital la solicitud de alta, el proveedor podrá ver una pantalla por defecto con la pestaña de “Facturas enviadas” con diferente información (número de pedido, número factura, concepto, fecha…).
Además, podrá consultar el estado de aprobación de facturas anteriores o cargar nuevas facturas, lo que desencadenará los procesos de aprobación, reduciendo errores y tiempo de codificación y aprobación. También podrá acceder a otros apartados como notificaciones o gestionar sus datos.
Transformación digital de EOSA y Oeste Digital
El negocio de Eléctricas Pitarch & Eléctrica del Oeste se ha transformado por completo en los últimos años. Hace apenas dos, publicamos su caso de éxito en nuestra web, ya que juntos logramos una implantación exitosa del ERP Microsoft Dynamics, del módulo de intercompany y de TAXOR.
Ahora, gracias a este portal de acceso, el proveedor no solamente va a ahorrar tiempo a la hora de introducir datos, sino que además Oeste Digital va a proporcionar información en tiempo real a sus proveedores sobre el estado en el que se encuentran sus facturas. ¡Aumenta la productividad con las muchas soluciones que podemos ofrecerte!