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Control de cashflow automatizado con Business Central

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Uno de los problemas endémicos de toda empresa es el análisis y control de ingresos y gastos de la compañía. Gracias a este, conoceremos en todo momento el estado de la tesorería y la capacidad de hacer frente a las operaciones a realizar en un periodo de tiempo próximo.

Los departamentos financieros han desarrollado sus propios sistemas de análisis, que en la mayoría de los casos se basan en progresiones sobre facturación real realizada. Además, estos suelen controlarse desde herramientas que están fuera del sistema de gestión corporativo.

Una de las funcionalidades desconocidas dentro de Dynamics Business Central es el módulo de Flujos de Efectivo.

Módulo de Flujos de Efectivo

Este módulo incluido dentro del paquete básico de contabilidad nos permite realizar un control de estado de tesorería por fechas. Así, podremos realizar una previsión de ingresos y gastos de facturas contabilizadas dentro del sistema y cruzar esta información con los saldos bancarios. De esta forma, sin actualizaciones fuera sistema y con las herramientas de análisis proporcionadas de forma estándar, obtenemos la información que de otra forma, requiere de actualizaciones manuales por parte de un departamento contable.

Por experiencia, los reportes de tesorería realizados de forma manual solo contemplan facturación realizada, es decir, facturas de compra y de venta contabilizadas dentro del sistema. De este modo, depende de un registro previo de un documento y excluye otras entidades que tienen o tendrán impacto en la tesorería de la compañía a corto y largo plazo.

Comúnmente, y por limitaciones de los sistemas adoptados, se excluyen de estos cálculos los pedidos de venta y compra, realizados por la compañía, que están en un estado de preproducción o entregados y recibidos a falta de contabilizar su correspondiente factura.

Dynamics Business Central, realiza cálculos de fechas de vencimiento tanto en pedidos de compra como en pedidos de venta. Estos nos permiten predecir cuándo se afrontará el pago o el cobro de dicho documento sin disponer de su factura registrada dentro del sistema.

Control de cashflow automatizado

El módulo de flujos de efectivo nos permite incluir estos documentos que todavía no se han contabilizado pero tendrán un impacto futuro en el estado de ingresos y gastos.

De la misma forma, existen gastos e ingresos periódicos que se contabilizan mes a mes. Sin embargo, a nivel de tesorería suponen ingresos y gastos fijos, que no se tienen en cuenta en los sistemas fuera del ámbito del ERP, pero que suponen un impacto dentro de la compañía. Un ejemplo son las nóminas de empleados. El módulo permite realizar periodificaciones de ingresos y gastos de este tipo, para controlar estos ítems de forma que sin tener documentos acreditativos podemos incluir dentro de este cálculo ese gastos o ingreso fijo o variable que afectará a las cuentas de la empresa.

Cabe destacar también, que este sistema dispone de un cruce de esta información que generamos, con un sistema de Inteligencia Artificial como Cortana Intelligence. Esto permite que a partir de la experiencia de los datos que se generan o del mismo sistema, realice predicciones de tesorería basadas en la experiencia acumulada. Así, afinamos un sistema que se basa en previsiones y que es una estimación realizada para conocer el efectivo del cual dispondrá la compañía en una fecha determinada. Esto permitirá afrontar una serie de operaciones con unas condiciones basadas en las predicciones, ahorrando costes.

Todo este automatismo permite realizar una actualización programada con la que podemos decidir con que periodicidad queremos actualizar estos estados. Esto es gracias a un sistema que se adapta a las necesidades específicas que requiera cada compañía, permitiendo incluir también los impuestos generados de dichas operaciones y que requerirán de un pago o ingreso dentro de un periodo contable.

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Albert Ramos
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