La seguridad y protección de los datos se ha convertido en una prioridad para muchas empresas. En este artículo queremos explicarte por qué deberías de hacer copias de seguridad y por qué utilizar Veeam como herramienta de Backup es una de las mejores opciones.
Seguramente no lo sabías, pero si eres usuario de Office 365 tienes un pequeño problema. No te asustes. Afortunadamente tiene remedio. La suite de productividad de Microsoft es una excelente herramienta para ayudar a las empresas a llevar a cabo un trabajo colaborativo exitoso. De hecho, Microsoft 365 nos permite trabajar con la información de nuestra compañía y de nuestros compañeros desde cualquier lugar y de una forma muy sencilla.
Pero ¿qué pasa con nuestros datos? ¿Están protegidos? Evidentemente sí, porque Microsoft se compromete a protegerlos. Sin embargo, ¿se compromete hasta el punto de considerar una copia de seguridad? Es precisamente en este punto en el que muchas empresas piensan que sí, pero la realidad es que no es del todo cierto.
El modelo de responsabilidad de Office 365
Recientemente Veeam ha hecho un ejercicio que ha llamado Modelo de responsabilidad de Office 365. Se trata de una comparativa en la que establece el compromiso de servicio que ofrece Microsoft para su plataforma Microsoft 365.
¿A qué se compromete Microsoft? ¿Cuál es nuestra responsabilidad y cuál la de ellos? Lo cierto es que existe una responsabilidad compartida.
Responsabilidad principal
Evidentemente, a nivel de infraestructura, Microsoft se hará cargo de la gestión del servicio, las actualizaciones, etc. Pero donde no entrará Microsoft es en los datos. Los datos son nuestra responsabilidad. La empresa tiene la responsabilidad de controlar y cuidar esos datos.
En este sentido, Microsoft nos va a proporcionar las herramientas, pero la gestión y el acceso a los datos debe de ser controlada por nosotros. Por tanto, aunque el dato esté ubicado o esté almacenado en los sistemas de Microsoft, ese acceso y control del dato está en nuestras manos.
Tecnología de apoyo
Entonces, ¿de qué se va a hacer cargo Microsoft? Obviamente de garantizarnos que ese dato sea accesible, íntegro y que no tengamos problemas de disponibilidad. ¿Cómo lo hace? A través de mecanismos y tecnologías de replicación de datos de Office 365 (georredundancia de CD a CD) o a través de la conocida papelera de reciclaje. Sin embargo, ni la replicación ni la papelera de reciclaje es una copia de seguridad.
Es decir, si por error borramos un documento, tenemos un tiempo limitado para poder recuperarlo. Pero ¿qué pasa si ha pasado este tiempo? ¿Y si el documento no ha sido borrado, sino que ha sido cambiado y necesito ir a una versión anterior?
Aquí es donde entraría la copia de seguridad. La copia de seguridad o Backup de Office 365 nos va a permitir la gestión del documento y de nuestros datos a lo largo del tiempo. Será responsabilidad del cliente tener la seguridad de que va a tener una copia de sus datos y que va a poder definir qué retención quiere para estos datos.
Así, entendemos por retención la durabilidad de esa copia en el tiempo. Pudiera ser que por normativa legal o por normativa de la compañía quisiéramos tener una copia de nuestra información a lo largo de un periodo de tiempo elevado (cinco años, diez años…). Esto no lo va a gestionar Microsoft. Será nuestra responsabilidad.
Seguridad
A nivel de seguridad, Microsoft se va a hacer cargo de los servidores que gestionan Office 365. Por tanto, ellos gestionarán la infraestructura a nivel físico y lógico, acometidas eléctricas, redes, acceso físico a los CPDs… Pero todo lo que es la gestión a nivel de datos, vuelve a estar en nuestras manos.
Es decir, si borramos un documento importante de la compañía por error, si tenemos un ataque interno o malicioso, si alguien borra adrede información esencial de la compañía o si se manipulan los datos, será cosa nuestra.
También tendremos la culpa, a nivel de datos, si tenemos ataques de ransomware, malware o si nos descargamos aplicaciones fraudulentas.
Normativo
En este nivel, Microsoft posee las máximas certificaciones, pero en lo referente a la gestión del dato. Ellos no van a entrar en las necesidades normativas que nosotros como propietarios del dato tenemos.
Por tanto, nuestra información en Office 365, nuestros buzones de correo electrónico, nuestra información en Teams… ¿está protegida? Sí, pero no vamos a tener la granurabilidad que necesitamos por temas normativos, legales y por necesidad interna de la compañía.
Si no implantamos una gestión del Backup dentro de nuestro servicio de Office 365 vamos a tener posibles problemas:
- Borrado accidental de datos
- Política de retención
- Amenazas internas de seguridad, personas con información privilegiada y empleados que se marchan
- Amenazas externas de seguridad, rescates, aplicaciones fraudulentas…
- Requisitos legales y de cumplimiento
El problema. Políticas de retención
Office 365, por defecto, nos ofrece una política de recuperación de archivos.
- Datos de la bandeja de entrada o de la carpeta: Vamos a tener la información hasta 2 años y podemos archivarla hasta 5 años. Aunque bien es cierto que la recuperación de estos archivos no va a ser la misma que nos proporcione un software de Backup.
- Elementos eliminados (papelera de reciclaje): los elementos enviados a la papelera se almacenan únicamente durante un mes.
- Datos auto archivados: se retienen en Office 365 durante un mes, pero pueden archivarse durante 5 años.
- Sitios y elementos de SharePoint Online eliminados: permanecen en Office 365 únicamente un mes.
- Archivos OneDrive for Business eliminados: permanecen en Office 365 únicamente un mes.
- El empleado deja la empresa: en el momento en el que reutilizamos una cuenta, la anterior se elimina.
En definitiva, las políticas de copia de seguridad y retención de Office 365 sólo pueden protegernos de la pérdida de datos de forma limitada y no pretenden ser una solución de respaldo completa.
Las políticas de retención están siempre en evolución y tienden a ser muy complicadas de administrar y monitorear. Comúnmente, los administradores creen que están cubiertas, sólo para descubrir que, de hecho, ciertos elementos han desaparecido.
Por tanto, si queremos trasladar esa forma de gestionar de forma completa el dato tenemos que incorporar una herramienta adicional al servicio de Office 365 para poder trabajar de forma adecuada.
La solución. Veeam Backup para Office 365
Veeam Backup para Office 365 proporciona acceso y control a todos: Exchange Online, SharePoint Online y OneDrive for Business, y almacenándolo en un lugar, haciendo que la recuperación sea rápida, fácil y fiable.
Esta herramienta nos va a permitir reducir y eliminar esas lagunas y esos gaps que tenemos en la retención del dato.
¿Qué es Veeam Backup para Office 365?
Es una solución que nos va a permitir, de forma segura, hacer una copia de seguridad independientemente de donde queramos hacer esta copia. Puede ser en nuestras propias infraestructuras, en Azure, en AWS o con proveedores de servicio compatibles. Entre sus beneficios:
- Protección de los datos de Office 365 de borrados accidentales, lagunas en la política de retención o amenazas
- Rápida recuperación de ítems y ficheros individuales de Office 365 con una flexibilidad de recuperación líder en la industria
- Facilidad para el cumplimiento de los requerimientos legales y normativos con el eficiente eDiscovery de los datos de copia de Office 365
Además, Veeam Backup para Microsoft Office 365 ofrece una opción de despliegue optimizado para la nube, en la que se puede aprovechar el bajo coste de almacenamiento de objetos de Office 365, incluyendo AWS S3, Azure Blob y proveedores compatibles con S3:
- Reduciendo los costes con el almacenamiento de objetos y sólo pagando por lo consumido
- Aprovechando la escalabilidad y capacidad ilimitada de almacenamiento
- Simplificando el despliegue en la nube pública y sin necesidad de una planificación compleja
Para resumir, Veeam Backup resuelve el problema que tenemos en la protección, retención y copia de los datos dentro de nuestro entorno de Office 365. Si quieres saber más, conocer su arquitectura o ver una demostración en directo de cómo configurar Veeam Backup para Office 365, no te pierdas el vídeo completo en nuestra web.