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Cómo migrar tu correo a Office 365

Aitana Soluciones ERP y CRM Aitana, Microsoft Leave a Comment

Si vas a llevar a cabo una migración del correo a Office 365 (ahora Microsoft 365) o estás pensando en hacerlo, probablemente te interese saber cómo es el proceso y qué pasos se deben seguir. Sin embargo, es importante que antes conozcas el contexto y todas las aplicaciones de Microsoft Office 365 puede ofrecerte.

En primer lugar, los clásicos que ya conocerás Microsoft Word, Excel y PowerPoint. Microsoft se encargará en todo momento de que los programas estén actualizados sin necesidad de que hagas nada. Además, podrás acceder a los documentos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

Por su parte, otro clásico en el que quizá estés más interesado es Outlook junto a Exchange. Esta aplicación te permite contar con un correo a nivel empresarial, que pueda ser utilizado por toda tu compañía, sin límite de usuarios. Además, al igual que el resto, podrás acceder al correo electrónico desde cualquier parte y cuando quieras.

Así pues, otra de sus ventajas es el almacenamiento y uso compartido de archivos. Ya no necesitarán un servidor local, que se queda obsoleto y requiere un mantenimiento más costoso. Ahora podrás tener los documentos en la nube y en local al mismo tiempo. Por tanto, podrás tener la tranquilidad de que tus archivos estarán seguros y accesibles en todo momento.

Por último, uno de sus extras más importante es Microsoft Teams. Es el centro para el trabajo en equipo que integra comunicación (chat online, reuniones y llamadas), colaboración y coautoría (dentro de Teams se puede alojar la documentación distribuida en varios equipos y trabajar varias personas a la vez en un documento), personalización, y seguridad, cumplimiento y administración empresarial.

El proceso de migración

El proceso de migración del correo electrónico a Office 365 se compone de 4 fases: análisis preliminar, preparación del entorno, migración y tareas finales.

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Fase 1: Análisis preliminar

En esta fase, se lleva a cabo un análisis que determina distintos factores:

  • Qué tipo de licencias necesita tu empresa: qué ventajas y limitaciones tiene cada una y cuál se adapta mejor a tus necesidades.
  • Compatibilidad de las aplicaciones con tu equipo informático: se requiere Windows 7 o posterior, y en Outlook es necesaria la versión 2010 o posterior para disfrutar de todas las ventajas.
  • Ubicación actual del correo electrónico: si el servidor es pop3, imap…
  • Cuentas genéricas: qué listas necesita la empresa, quién estará en ellas…

Finalmente, se entrega la lista de usuarios a dar de alta y las licencias que se van a adquirir.

Fase 2: Preparación del entorno

Una vez se obtienen las licencias, el siguiente paso es dar de alta una suscripción por cada usuario de la empresa. Se configura su dominio del correo “@empresa”, se crean las nuevas cuentas de usuarios y se asignan las licencias.

Además, de forma opcional, se puede sincronizar el Acting Directory local con el Office 365 de manera que cuando se creen nuevos usuarios en el AD, se creen también de forma automática en office.

Fase 3: Migración

En primer lugar, se lanza la migración para todos los buzones de correo con los que cuente tu empresa. Es un proceso lento, pero habitualmente se puede seguir utilizando el correo electrónico actual.

Durante este proceso, se va trasladando el correo histórico a Office hasta que llega un momento en que comparten prácticamente la misma información. En este momento, se comprueba que no haya habido errores y que no se va a perder ningún dato. Posteriormente, se cambia la entrega para que pueda acceder al correo directamente por Office 365 y recibir los nuevos mensajes en este.

Es posible que, durante los minutos en los que se desarrolla de la migración total, pueda haber entrado algún correo en el sistema antiguo. Por ello, se realiza una migración diferencial última para que esos dos o tres correos se trasladen a office y no se pierda ninguna información.

Tras esto, todos los servicios se encuentran operativos.

Fase 4: Tareas finales

Finalmente, proporcionamos una serie de documentos a los usuarios sobre:

  • Cómo acceder a los nuevos servicios.
  • Cómo instalar Office 2016 en el equipo local.
  • Cómo configurar la cuenta de Office 365 en Outlook.
  • Documentación para el administrador: cómo gestionar las cuentas, qué hacer cuando entra o sale un trabajador en la empresa, cómo quitar o dar permisos de seguridad…

El valor añadido de Aitana

Desde Aitana, además, ofrecemos un plan de soporte para poder solucionar cualquier duda o problema que pudiese surgir:

  • Soporte a usuarios finales y al departamento de TI.
  • Puede ser tanto online como telefónico.
  • Plataforma de ticketing: así podemos contactar lo antes posible.

Nuestro objetivo final con esto es que todos los servicios contratados estén 100% operativos en todo momento.

Por su parte, ofrecemos formación:

  • Planes de formación estándar o personalizados.
  • De corta duración.
  • Sesiones en remoto.
  • Con múltiples usuarios.

Así, dotamos a los usuarios de autonomía en la gestión de Office 365.

Antes de decidir migrar tu correo electrónico, hay ciertos factores que se deben tener en cuenta. Por ello, te recomendamos que leas este artículo “Qué tener en cuenta antes de adentrarse en una migración de correo”.

Por su parte, si te gustaría ver el vídeo entero dónde encontrarás toda esta información y más, puedes ver el vídeo completo en nuestra web.

Y si necesitas migrar tu correo electrónico y actualizarte a todas las oportunidades que ofrece Office 365, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. En Aitana te acompañamos durante todo el proceso y nos hacemos cargo de toda la gestión de la migración.  ¡Rellena el formulario!


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