Define y gestiona proyectos con Sage X3

Define y gestiona tus proyectos con Sage X3

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Por si no lo sabes, Sage es una empresa líder en Software de Gestión para Empresas con un enfoque global que está presente en 60 países y cuenta con localización en 24 de ellos. Su función es la de cubrir la fabricación por procesos, la fabricación discreta, la distribución y las finanzas.

Su solución estrella, Sage X3, nace de tres productos: ProStar, Abel y Adonix. Su función es la de gestionar todos los procesos de prácticamente todos los sectores. Se trata de un producto 100% HTML5, multilenguaje, en variedad de idiomas y adaptado a todas las legislaciones, empresas y plantas. Además, utilizando los procesos visuales podremos implantar y sistematizar los procesos más fácilmente.

Por su parte, está totalmente integrado con Office 365 y es el ERP más parametrizable del mercado; tiene una capacidad de análisis muy potente. Asimismo, lleva incorporada la gestión de movilidad y dispone del Business Intelligence embebido y con los cubos creados.

Cómo gestionar los proyectos

Uno de los puntos clave de este sistema de gestión es la gestión de proyectos. En este sentido y para poder comprender correctamente lo que estamos llevando a cabo durante la gestión de un proyecto, la solución de Sage nos ofrece la posibilidad de crear un proceso visual basado en esquemas que nos facilitan la visión general de la evolución y los pasos que debemos seguir:

estructura-general-del-proyecto

En primer lugar, es importante destacar que podemos tener tantas tareas como sean necesarias. Estas pueden ser operaciones (tareas a realizar), tareas relacionadas con productos que tenemos que fabricar o comprar o listas, tareas en las que hacemos operaciones y estamos produciendo o comprando algo necesario para el proyecto.

En segundo lugar, la estructura de costes es la más relacionada con el ámbito financiero. Su estructura y la de tareas pueden ser igual o pueden no serlo.

En cuanto a las ventas, dentro del proyecto podemos no sólo ir decidiendo qué es lo que vamos a facturar según pase el proyecto, sino también facturar artículos entregables dentro del proyecto.

Ficha del proyecto

Dentro de la ficha de proyecto es importante indicar cuál es la planta del proyecto. La solución nos permite asignar a los colaboradores de cada proyecto, aunque esto no significa que sean los únicos que vayan a participar en él si no que serán los que se encarguen de su gestión. Una posibilidad también es tener proyectos asociados si queremos que varios de estos tengan un “padre” (para relacionarlos los asociamos entre ellos). 

Aquí observamos un apartado en el menú llamado Estructura de costes. Esto significa las distintas partidas que queremos presupuestar en las que el software nos permite añadir líneas presupuestarias.

En cuanto a la sección Planificación de tareas, es dónde detallaremos la información ya que veremos las tareas del proyecto y podremos definir quién realizará cada tarea.

Documentos presupuestarios

La solución cuenta también con una función que permite insertar directamente en un documento de ventas todos los artículos comerciales que se deseen. Este lo podemos abrir desde el proyecto y decidir si es un presupuesto o la factura final.

Visión General de la Gestión de Proyectos

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La solución nos ofrece una visión general del proceso de gestión de proyectos distribuida principalmente en Gestión de tiempos y actividades, Ventas y facturación, y Aprovisionamiento, compras y fabricación. Estos apartados cuentan también con su respectivo esquema:

Estructura-gestion-tiempos-y-actividades

Gestión de tiempo y actividades: Una vez realizada la planificación y asignación de recursos, podemos realizar las entradas de tiempos, es decir, ver los proyectos en los que se han asignado tareas a un trabajador. Desde aquí, veremos las cantidades planificadas y podremos llevar a cabo las imputaciones de los proyectos. Vamos poniendo las cantidades consumidas y vamos imputando esos tiempos, y así veremos la evolución del proyecto.

Estructura-ventas-y-facturación

En cuanto al proceso de ventas y facturación, si no se realiza una oferta será necesario tener en cuenta el paso correspondiente. Por otro lado, la solución permite asignar recursos al proyecto.

Estructura-materiales-y-aprovisionamiento

Respecto al proceso de aprovisionamiento, compras y fabricación lo primero que haremos será volver al proyecto. Así generamos las necesidades de artículos puestas en el proyecto y los factores a tener en cuenta para que los artículos estén a tiempo y disponibles para el cliente. Esto dependerá de si el artículo es comprado o fabricado.

Por su parte, en el apartado “Receta” vemos los materiales y procesos que requieren los artículos que fabricamos nosotros mismos. De esta forma si nos falta algún material nos sugerirá que lo compremos. Aquí las necesidades del proyecto las genera el ERP al que mandamos el proyecto. Nos sugiere qué materias primas debemos reponer, qué tipo de orden es y en qué estado se encuentra el proyecto. Además, nos informa de qué ofertas debemos añadir al proyecto. Asimismo, la parte de producción funciona igual sin proyecto que con él.

Por último, todo lo que hemos ido viendo se concentra en el “Seguimiento financiero” aunque también contabiliza las horas. Aquí comprobaremos que la parte de estructura de costes y todas las operaciones relacionadas son correctas.

Si quieres saber cómo realizar todo lo mencionado y más de la mano de un profesional, puedes ver el vídeo en nuestra web.

Y recuerda que si necesitas un Sistema de Gestión de Empresas puedes rellenar el formulario y ponerte en contacto con nosotros. Desde Aitana te ofrecemos un servicio personalizado con los mejores profesionales especializados en la implantación y desarrollo de tu ERP ¡Te esperamos!

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