Novedades Microsoft 365 para abril 2020 Microsoft Teams para teletrabajar

Novedades de Microsoft 365 para abril: Microsoft Teams para trabajar en remoto

Aitana Soluciones ERP y CRM Aitana Leave a Comment

Volvemos con las novedades de Microsoft 365 y, en esta ocasión, hablaremos de las nuevas funcionalidades diseñadas para el mes de abril. En concreto, este mes, el equipo de Microsoft se ha centrado principalmente en ayudar a los usuarios a trabajar en remoto. Y cómo no, lo realiza a través de tu herramienta estrella: Microsoft Teams. Por ello, en este artículo vamos a ver cómo podemos empezar con los accesos básicos a Microsoft Teams y también hablaremos sobre Microsoft 365 Business Voice. ¡Empezamos!

Despliegue de los equipos

Arrancamos con Microsoft Teams, la herramienta de colaboración y comunicación diseñada para las empresas. Lo primero que se debe hacer en Microsoft Teams si se va a trabajar desde casa, es crear los Equipo y Canales. Para los que no lo sepan, un Equipo esta compuesto por un grupo de personas que forman un departamento o proyecto (marketing, comercial, finanzas, etc.). Por su parte, los Canales hacen referencia a los lugares que se crean para mantener conversaciones de un tema específico.

Novedades de Microsoft Teams abril 2020 - Crear equipos en Teams

Una vez hayas creado los Equipos y Canales, puedes enviar un email de bienvenida con los Equipos creados e invitar a los usuarios a que se unan a las distintas conversaciones. Te recomendamos que en ese propio email de bienvenida incluyas enlaces donde los usuarios se puedan descargar la aplicación de escritorio de Microsoft Teams, o documentación sobre el uso de esta solución.

En el Centro de Administración de los Equipos, encontrarás una opción para elaborar informes para conocer cómo usan los usuarios los equipos, su actividad y el uso que hacen desde los distintos dispositivos. Recomendamos que la revisión de estos informes se realice dos veces por semana para detectar posibles incidencias a tiempo.

Novedades de Microsoft Teams abril 2020 - Crear informes en Teams

Activar el acceso de invitados

En Microsoft Teams puedes dar acceso a usuarios externos que no formen parte de tu equipo de trabajo en la empresa. Esta opción está desactivada por defecto. Por ello, el administrador deberá activarlo antes de que pueda añadir invitados a un Equipo. Para poder activarlo, deberá realizar los siguientes pasos:

  1. Acceder al Centro de administración de equipos
  2. Seleccionar la configuración de Org wide -> acceso de invitados
  3. Activar la opción para permitir el acceso a invitados

En este punto, te recordamos que puedes activar o desactivar otras funcionalidades como las llamadas, reuniones y mensajes. De esta forma, puedes controlar lo que quieras que hagan los usuarios invitados. Y por supuesto… ¡No te olvides de guardar los cambios!

Microsoft 365 Business Voice

Este punto está dirigido especialmente para las pequeñas y medianas empresas, las cuales podrán utilizar el nuevo plan de Microsoft 365 Business Voice. Esta solución añade un sistema para realizar llamadas basado en la nube, por lo que ofrece una solución de comunicación ‘todo en uno’ para realizar llamadas, reuniones y colaborar en equipo. Esto significa que puedas utilizar Business Voice para realizar una llamada de teléfono en cualquiera de los Equipos que hayas creado en Teams.

En la página de Ayuda y formación de Microsoft Office 365, podrás obtener más información sobre cómo conectar con los empleados y clientes de forma remota, o documentación con consejos y recursos diseñados específicamente para los empleados. También hay documentación sobre recomendaciones sobre cómo empezar a trabajar a distancia o videos que muestran cómo iniciar un chat o realizar reuniones online.

Nos vemos el mes que viene para contarte las novedades de mayo. ¡Hasta la próxima!

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