ahorrar tiempo con Microsoft Outlookl

10 consejos para ahorrar tiempo con Microsoft Outlook

Aitana Soluciones ERP y CRM Microsoft Leave a Comment

Microsoft Outlook es mucho más que un gestor de correo electrónico. Outlook integra también calendario, contactos y documentos en un solo lugar. Con ello, el usuario puede llevar a cabo importantes tareas diarias en solo unos segundos.

En este artículo, pretendemos mostrarte algunos trucos y consejos para ahorrar tiempo en la gestión de tu correo electrónico, lo que te permitirá estar actualizado en todo momento y dedicarte a lo que realmente es importante.

Consejos para ahorrar tiempo con Outlook

  1. Encuentra el mejor momento para reunirte

Una vez crees la reunión en tu calendario y añadas a los miembros que van a formar parte de dicha reunión, podrás comprobar su disponibilidad. El propio Outlook te avisará si hay algún miembro que no puede unirse en el día y la hora indicada.

Si quieres encontrar una fecha alternativa, solo deberás arrastrar y soltar la reunión hasta que cambie su color a verde (indicando que todos los miembros están disponibles).

  1. Recibe sugerencias de dónde reunirte

Incluso antes de que empieces a escribir, Outlook te sugerirá lugares para reunirte, atendiendo a las indicaciones de Bing. Entre las sugerencias se incluirán los lugares más recientes que se han utilizado.

 

  1. Comparte cuándo puedes reunirte

Hazle saber a tus compañeros, de forma rápida y sencilla, cuáles son los momentos del día que dispones para llevar a cabo una reunión.

  1. Encuentra conversaciones, documentos y eventos

Encuentra todo lo que necesitas rápidamente. La búsqueda inteligente de Microsoft Outlook te permitirá encontrar, por ejemplo, ese documento tan importante que tu jefe te envío. Todo sin necesidad de recordar el nombre del documento.

  1. Abre, edita y comparte documentos

Con solo unos clics, puedes adjuntar documentos en tu correo (o insertar un enlace a un documento de OneDrive) para que el destinatario pueda abrirlos y editarlos.

  1. Menciona a un compañero

Etiqueta a determinadas personas para llamar su atención en un correo electrónico. ¿Cómo? Simplemente añade @ antes del correo o del nombre de la persona y, además de destacarlo, se añadirá al campo ‘Para’ del mail.

  1. Informa de cuándo no estás disponible

Si estás de vacaciones o fuera de la oficina házselo a saber a tus contactos, fuera o dentro de la organización. Ves al botón de configuración de tu Outlook, haz clic en ‘respuestas automáticas’ y personaliza tu mensaje.

 

  1. Utiliza ‘No molestar’

Habilita esta opción para mantenerte concentrado y sin recibir emails que te puedan desconcentrar.

  1. Añade categorías a tus calendarios y compártelos

Mira y edita calendarios compartidos de Office 365, así como tus propios calendarios.

 

  1. Escanea tarjetas de visita y añade contactos a Outlook

¿Has estado en una conferencia y has salido con un montón de tarjetas de visita? Escanéalas mediante la tecnología Microsoft Lens y los datos de los contactos se transferirán directamente a Outlook.

Cómo migrar mi actual correo a Office 365

Antes de comenzar cualquier migración de correo electrónico, las empresas deben revisar sus límites y los procedimientos recomendados por el proveedor. En este sentido, la elección de un buen partner de Office 365 es fundamental. Él deberá ayudarte a elegir la mejor opción para tu compañía con el objetivo de obtener el máximo rendimiento tras la migración.

En Aitana vamos a realizar, el próximo jueves, un webinario para explicar precisamente cómo migrar el correo electrónico a Office 365 y hacerlo con todas las garantías. Nuestro experto, Enrique Bernat explicará cómo los administradores tienen la opción de migrar buzones de Exchange Server o migrar correo electrónico desde otro sistema de correo electrónico habilitado para IMAP. Además, también hablaremos de cómo los usuarios pueden importar su propio correo electrónico, contactos y otra información a un buzón de Office 365 creado para ellos.

En definitiva, sabemos que elegir la mejor ruta de migración para el correo electrónico a Office 365 puede ser difícil. Por ello, te aconsejamos que te apuntes a nuestro próximo webinar y te dejes aconsejar por nuestro experto. ¡Apúntate en nuestra web!

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