Falta menos de un mes para que acabe el año y estas fechas para muchas empresas son sinónimo de cierre contable. Y es que, el cierre del ejercicio contable es uno de los procesos más importantes que deben de realizar las empresas a final de año, pero también es un momento de mucha actividad porque hay que cuadrar muchos números y corregir los posibles errores realizados durante el ejercicio.
Gracias al cierre contable podremos saber los resultados económicos de nuestra compañía, es decir, si hemos tenido pérdidas o ganancias. Pero empecemos por el principio.
¿Qué es el cierre contable?
El cierre contable consiste en cerrar las cuentas de resultados, que están formadas por las cuentas de ingresos, gastos, costes de venta y costes de producción; y trasladar estos datos a las cuentas de balance.
Suele ser habitual que durante el cierre de las cuentas de resultados se produzcan ciertos errores. Esto es debido a que no se han realizado ciertas tareas a lo largo del ejercicio o se han realizado de forma inadecuada.
¿Cuándo se realiza el cierre contable?
Es importante saber que este varía en función de la empresa, pero, por regla general, se realiza el 31 de diciembre y abarca un año entero, es decir, doce meses. Sin embargo, aunque el referente habitual sea un año natural (de 1 de enero a 31 de diciembre), cada empresa puede elegir el periodo de 12 meses que mejor se adapte a sus necesidades.
Por ejemplo, el año fiscal en Estados Unidos comprende desde el 1 de octubre hasta el 30 de septiembre del año siguiente. En Reino Unido es desde el 1 de abril al 31 de mayo del año siguiente. En España, como hemos dicho, las empresas tienen libertad para delimitar su ejercicio fiscal.
¿Qué datos se necesitan?
Existen algunos requisitos previos para la ejecución del cierre contable. Aunque pueden parecer básicos, aquí encontramos la mayor parte de los errores.
En primer lugar, hay que ejecutar todos los asientos que van a formar parte del periodo que vayamos a cerrar para comprobar que todo está realizado de forma correcta.
- Asiento de variación de existencias
- Asientos de periodificaciones de gastos
- Distribución de costes
- Asientos de periodificaciones de ingresos
- Asientos de amortización de activos
Es frecuente que se olvide algunos de estos asientos después de realizar el cierre por parte del departamento financiero. Cabe subrayar que se podrán ejecutar los asientos olvidados con posterioridad al cierre, pero serán marcados como asientos postcierre.
Pasos para el proceso de cierre en Business Central
A nivel de configuración, en el caso de disponer de un software como Dynamics 365 Business Central | Dynamics NAV (Navision) que ayude a realizar el cierre contable, los pasos a seguir serían los siguientes:
- Creación de series:
- De año en año se dan de alta series contables. Se van dando de alta y se debe hacer antes del periodo para luego no tener problemas. Numeraciones, por ejemplo, de las facturas de venta:
- Año 2019: 19FV00215 o FV19-00215
- Año 2010: 20FV00215 o FV20-00215
- De año en año se dan de alta series contables. Se van dando de alta y se debe hacer antes del periodo para luego no tener problemas. Numeraciones, por ejemplo, de las facturas de venta:
- Periodos contables:
- Crear el próximo ejercicio contable, el posterior al que vamos a cerrar.
- Fijar el cierre en el periodo del año a cerrar.
- Asiento de regularización:
- Asignar cuál va a ser la cuenta de regularización que se va a utilizar con cada una de las cuentas. Es importante remarcar que el asiento de regularización salda las cuentas comerciales (grupo 6 y 7) y de Patrimonio neto (grupo 8 y 9) dejando el saldo a 0 y trasladando dicho saldo a la cuenta de regularización especificada.
- El asiento de regularización se crea con una fecha de cierre ficticia que se identifica con el formato Udd/mm/aa.
- Remuneración de asientos:
- El proceso de Asignar nº asiento periodo toma todos los asientos de un ejercicio contable (incluyendo el del asiento de regularización), los ordena según su Fecha de registro y les asigna un número correlativo. De esta manera, todos los asientos serán consecutivos en fecha en este periodo contable.
- Este dato lo completa en el campo nº asiento periodo del Registro de movimientos de contabilidad.
- Proteger las fechas de registro:
- En configuración de contabilidad encontramos proteger las fechas de registro del año cerrado para que no se registren asientos en este periodo.
Informes
Tras la ejecución de los pasos de cierre mencionados, es recomendable imprimir los informes de registro legal, es decir, los libros oficiales y las cuentas anuales. Opcionalmente, también es interesante imprimir otros informes adicionales como podrían ser:
- Balances de sumas y saldos del periodo
- Balance de comprobación
- Saldo del ejercicio
Si tienes cualquier duda sobre cómo realizar el cierre contable del ejercicio, te animamos a que veas uno de los últimos webinarios que hemos hecho al respecto, en el que se incluye también una demostración en directo. ¡Mira el vídeo completo en nuestra web!