Microsoft Forms Pro, la nueva herramienta para hacer encuestas

Microsoft Forms Pro, la nueva herramienta para hacer encuestas

Aitana Soluciones ERP y CRM CRM Leave a Comment

Con la desaparición de Voice of Customer, herramienta disponible en Dynamics 365 y de la que ya os hablamos en un webinar, Microsoft recomienda la utilización de Microsoft Forms Pro para conocer la opinión de los clientes. Forms Pro proporciona una integración perfecta con Microsoft Business Applications, incluyendo Dynamics 365 y Office 365.

Puedes utilizar Forms Pro para enviar encuestas a los contactos de Dynamics 365. Puedes hacerlo manual o automáticamente según los eventos que tengas establecidos en Dynamics 365. Por ejemplo, puedes enviar una encuesta cuando se cumpla un pedido o cuando se resuelva un caso de un cliente.

Al igual que Voice of Customer, Forms Pro guarda las respuestas de las encuestas directamente en Dynamics 365. Estas respuestas aparecen automáticamente en la línea de tiempo de actividad del contacto y en el registro correspondiente.

 

En este artículo encontrarás algunas recomendaciones y consejos sobre cómo cambiar de Voice of the Customer a Forms Pro.

Creación de encuestas

La noticia mala es que las encuestas de Voice of Customer no se pueden migrar automáticamente a Forms Pro, por lo que tendrás que volver a crear las encuestas en Forms Pro.

Sin embargo, como ocurría con Voice of Customer, Forms Pro también soporta un diseñador de encuestas para crear plantillas, aplicar temas, añadir preguntas y añadir páginas. Afortunadamente, la experiencia de diseño de las encuestas de Forms Pro es mucho más simple e intuitiva.

Cabe destacar que no todos los tipos de preguntas de Voice of the Customer son compatibles con Forms Pro. En la siguiente tabla encontrarás información sobre la lista de tipos de preguntas admitidas en Forms Pro y cómo se relacionan con los tipos de preguntas de Voice of the Customer.

 

Preguntas tipo en Forms Pro Equivalente en Voice of the Customer
Elección Respuesta única, respuesta múltiple
Texto Respuesta corta, respuesta larga, respuesta numérica
Valoración Valoración
Fecha Fecha
Clasificación Clasificación
Likert Clasificación individual en columnas
Puntuación del organizador Puntuación del organizador

 

Los usuarios pueden configurar las propiedades de la pregunta. En este sentido, pueden definir si hacerlas obligatorias o incluir algún tipo de restricción. A diferencia de Voice of the Customer, Forms Pro no soporta la creación de múltiples grupos de preguntas en una sola página.

Forms Pro también soporta funciones avanzadas como la secuencia de ramificación, la canalización de datos personalizados en las encuestas y la creación de etiquetas, logotipos, etc. Puedes encontrar más detalles sobre la creación de encuestas aquí: Crear una encuesta (contenido en inglés)

Envío de encuestas

Tanto Voice of the Customer como Forms Pro soportan dos formas de distribución de encuestas: automatizada y ad-hoc.

Envío automatizado de encuestas

Como sabrás, Voice of the Customer realizaba el envío automatizado de encuestas a través de correo electrónico utilizando flujos de trabajo del CRM que desencadenaban eventos en Dynamics 365. Lo mismo vas a poder lograr con Forms Pro. Esta herramienta se integra con Microsoft Flow, lo que te permitirá enviar encuestas automatizadas sobre eventos en Dynamics 365.

Sin embargo, debes de volver a crear la misma encuesta en Forms Pro y luego configurar el flujo o workflow. Eso sí, puedes definir el mismo proceso que estabas utilizando en los workflows de CRM en Microsoft Flow. Una vez que hayas configurado y probado la encuesta, puedes detener el flujo de trabajo de Voice of the Customer y empezar a recopilar comentarios utilizando Forms Pro.

Envío de encuestas ad-hoc

Si utilizabas las encuestas de Voice of the Customer para enviar las encuestas a un contacto o a un grupo de contactos de Dynamics 365, puedes hacer lo mismo en Forms Pro. La herramienta de Microsoft proporciona un sistema de distribución de correo electrónico in-app que te permite componer tu propio correo electrónico y enviarlo directamente a tus contactos en Dynamics 365.

Forms Pro, al igual Voice of the Customer permite personalizar los enlaces creados. Esto permite el análisis de los encuestados y sus respuestas. También puedes crear estos enlaces de forma automática y utilizar tus propios canales de distribución para enviar la encuesta.

Formas de enviar encuestas

Después de que la encuesta esté lista, puedes enviarla a tus encuestados y recopilar sus comentarios. Puedes enviar tu encuesta de las siguientes maneras:

    • Correo electrónico: Envía el enlace de la encuesta utilizando la función de correo electrónico incorporada.
    • Microsoft Flow: Configura un flujo utilizando Microsoft Flow para enviar el correo electrónico.
    • Embeber: Inserta la encuesta en una página web.
  • Link: Copia un enlace a la encuesta que creaste y pégala donde estimes oportuno.
  • Código QR: Envía un código QR para tu encuesta.

 

Respuestas

En Voice of the Customer, Dynamics 365 guardaba las encuestas y sus correspondientes respuestas vinculándolas con los datos de tu negocio. Por su parte, Forms Pro tiene sus propias entidades donde almacena los datos de las encuestas y sus respuestas.

Microsoft Forms Pro, la nueva herramienta para hacer encuestas

Por lo que respecta a la entidad ‘lista’, Dynamics 365 asociaba encuestas y respuestas correspondientes con contactos en Voice of the Cusomer.  Además, esto se podía vincular con cualquier entidad lista para usar o personalizarla a través del campo ‘Regarding’.

El modelo de entidades en Forms Pro es similar al de Voice of the Cusomer. Por esta razón, deberías ser capaz de realizar todas las acciones de seguimiento de estas entidades tal y como lo habrías configurado en Voice of the Cusomer.

 

Nombre de la entidad Descripción
msfp_emailtemplate Plantilla para un correo electrónico que contiene el enlace a la encuesta.
msfp_question Pregunta en una encuesta para recopilar comentarios.
msfp_questionresponse Respuesta a una pregunta de una encuesta.
msfp_survey Conjunto de preguntas para recabar comentarios.
msfp_surveyinvite Actividad que rastrea una encuesta enviada a una persona.
msfp_surveyresponse Respuesta a una encuesta.
msfp_unsubscribedrecipient Dirección de correo electrónico de un encuestado no suscrito.

 

Puedes también ver las respuestas individuales en Forms Pro. De hecho, la rica experiencia de Power BI Embedded para el análisis de encuestas es una de las grandes ventajas de Forms Pro. Tendrás a tu disposición una vista gráfica lista para usar y podrás realizar un análisis de sentimientos y recopilar otras informaciones significativas.

Transición de Voice of the Customer a Forms Pro

Si tienes una encuesta antigua que ya está cerrada, no es necesario transferirla a Forms Pro. Sin embargo, para las encuestas en curso, debes hacer la transición a Forms Pro. ¿Cómo?

Debes crear una nueva encuesta y comenzar a enviarla a través Forms Pro. Al pasar de Voice of the Customer a Forms Pro, debes tener en cuenta el período de solapamiento entre la encuesta de Voice of the Customer y la encuesta de sustitución de Forms Pro.

Microsoft Forms Pro, la nueva herramienta para hacer encuestas

Durante el período de transición, si creas un informe deberás incluir las respuestas de las encuestas de Voice of the Customer y Forms Pro. Después del período de transición, puedes crear el informe solo a partir de las respuestas de la encuesta de Forms Pro.

Activación de Forms Pro

Puedes activar Forms Pro en tu empresa instalando la aplicación Forms Pro desde Microsoft AppSource. Debes tener la función Administrador de sistemas para instalarlo y para crear encuestas debes tener el rol Propietario de la encuesta.

Tanto si eres usuario de Voice of the Customer como si buscas una herramienta eficaz y sencilla para crear y enviar encuestas a tus clientes, te invitamos a probar Microsoft Forms Pro. Y recuerda, ¡si necesitas ayuda, estamos a tu disposición!

 

Fuente: Microsoft

 

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