Hay muchos factores que hacen que un proyecto sea exitoso. En los proyectos grandes se potencia, como es lógico, el rol de la jefatura de proyecto. La idea es coordinar, por una parte, los recursos internos, y por otra y de forma simultánea, estos recursos internos con los recursos del cliente.
En los proyectos pequeños y medianos se tiende a menospreciar esta figura en aras de disminuir el coste global del proyecto sin afectar a las horas de consultoría y programación. ¿Cuál acostumbra a ser el resultado? No se cumplen los plazos, se amplía el alcance del proyecto, se convierte en un proyecto inacabable sin saber nadie cómo, se reduce drásticamente la documentación y, at last but not least, se degrada la relación con el cliente, que finalmente va perdiendo su confianza en nosotros.
Éste es un factor a tener en cuenta en el momento de la planificación de los recursos. Sin embargo, hoy quiero destacar algunas de las claves de la gestión exitosa de un proyecto con problemas.
Por desgracia, como bien sabemos, muchos proyectos pasan por momentos difíciles. Las causas son variadas: requerimientos no bien entendidos o no bien explicados, análisis incompleto, aceptación de nuevas peticiones tras haber firmado el DRP, objetivos mal definidos, fechas equivocadas, análisis de riesgos incompletos, interlocutores incorrectamente identificados, plazos no cumplidos, costes disparados, falta de comunicación, información no centralizada, … Fijaros que la mayoría de problemas son nuestros, de falta de control sobre el cliente.
En cualquier caso y por cualquier motivo, el proyecto entra en crisis. ¿Qué hacemos? ¿Cómo hay que reaccionar?
No es obvio, pero apunto algunas estrategias que a lo largo del tiempo han servido para minimizar la catástrofe.
Claves para la gestión exitosa
Primero y fundamental: afrontar lo antes posible el problema. Mejor una vez rojo, que tres amarillo. No dejar que se pudra. Cuando se analiza un problema, se transforma en menos difícil.
Es importante comunicarse con el cliente rápidamente. No importa que sepas todos los detalles del problema. No importa que conozcas la solución. Hay que darle un mensaje al cliente de control: “estamos analizando el tema con todos nuestros recursos. Te tendré informado puntualmente”.
Exigir a los compañeros total cooperación y sinceridad. Hay que tener claro por qué se ha llegado a esta situación. Y eso sólo lo sabe el equipo. Sin su colaboración no es posible entender las causas.
Una vez sabemos las razones de la situación hay que plantear la estrategia de la solución. En esta fase hay que evitar las prisas más que nunca. Es tentador plantear una solución rápida y ponerse a trabajar inmediatamente en ella. Puede implicar que alguna consecuencia no haya sido analizada y, como resultado, en pocos días se habrá complicado más el problema. Calma. Las soluciones no viene nunca de un día. Las sesiones de brain storming tiene cabida en esta fase.
En algún caso, cuando el problema es realmente serio y no vemos claro si lo que estamos planteando es la mejor opción, es muy recomendable incorporar a alguien con experiencia de fuera del equipo. Nos dará una visión fresca, no contaminada. Ayuda y mucho. Ve la situación sin estar contaminado del pasado y, como en otras situaciones del día a día, su punto de vista acostumbra a arrojar luz.
Y de nuevo, antes de iniciar el nuevo camino, planteárselo al cliente intentando que sea socio nuestro, cómplice, no sólo un sujeto pasivo al que se le factura a fin de mes.
Con este conjunto de medidas, no aseguramos el éxito, pero sin duda disminuimos el impacto negativo de un proyecto con problemas.