La organización de una empresa (organización empresarial) es una función que comprende la estructuración, organización e integración de las unidades orgánicas y los recursos de una compañía, así como del establecimiento de sus atribuciones y sus interrelaciones.
Permite una mejor asignación y un uso más eficiente de los recursos necesarios para realizar las actividades y tareas y, además, permite una mejor coordinación entre las diferentes unidades orgánicas de la empresa, y un mejor control del desempeño del personal, así como de los resultados.
Microsoft Dynamics NAV, mediante permisos, permite realizar una división por funciones de la compañía. En esta división por funciones se divide a la empresa en divisiones, departamentos o áreas que agrupan actividades y tareas necesarias para realizar una determinada función básica.
Las principales ventajas de este tipo de división son que permite sacar el máximo provecho de las habilidades técnicas de los miembros de la empresa, ya que los agrupa de acuerdo a su especialización. Así mismo, se puede obtener economías de escala, ya que utiliza los recursos de la empresa de forma integral.
Control interno
Por otro lado, es importante mencionar el control interno, esto es, un proceso de control integrado en las actividades operativas de las sociedades, diseñado para asegurar la fiabilidad de la información contable, la eficacia y la eficiencia en la gestión de las mismas y la productividad de toda la firma.
Las empresas requieren de una estructura organizativa reconocible y asumida por cada uno de sus integrantes.
Toda empresa posee control interno, aunque su fortaleza es dispar. El control interno es un concepto crucial para la empresa y todas deberían encaminarse hacia el objetivo de minimizar el riesgo de control.
Para reforzar la estructura interna de la empresa y hacerla útil para el funcionamiento interno de la misma, Dynamics NAV ofrece la gestión de usuarios por roles y permisos. Como se ha apuntado anteriormente, podemos realizar una asignación de tareas efectiva a los trabajadores de forma que ellos sepan cuál es su cometido, así como dotar a la gerencia de un mayor control sobre las operaciones de la empresa y las responsabilidades de sus subalternos.
El establecimiento claro de la estructura organizativa permite a la empresa tener un mayor control sobre sus operaciones. Por un lado, el personal conocerá cuál es su misión en la empresa y sus responsabilidades sabiendo que, desde gerencia, su trabajo puede ser conocido y recompensado. Por otro lado, se permite que los organismos de control de la empresa puedan ser efectivos resolviendo tempranamente los problemas que puedan darse.
Conjunto de permisos
Dynamics NAV nos ofrece, en su estándar, un conjunto de permisos amplios y preconfigurados que comprenden desde el usuario Básico (el conjunto de permisos necesarios menos amplio para el uso del programa) al usuario Súper (un permiso completo sobre toda la aplicación).
Conjunto de permisos de Dynamics NAV estándar
Conjunto de permisos de usuario Básico
El rol de permisos básico, por ejemplo, contiene permisos de lectura para las tablas básicas de funcionamiento del programa, así como de inserción y modificación de forma indirecta.
Cabe destacar, a este respecto, que Dynamics NAV prima, en cuanto a permisos, lo menos restrictivo de forma que, un usuario al que se le asignan dos conjuntos de permisos en el que uno puede modificar, insertar y eliminar en el tabledata de clientes y en el otro conjunto de permisos no pueda, significará que ese usuario podrá modificar, insertar y eliminar en dicho tabledata.
Permisos por departamentos
La configuración inicial que promueve el estándar está dividida por departamentos como puede dilucidarse del nombre de los diferentes conjuntos de permisos. Así un usuario del departamento de compras, por ejemplo, debería asignársele el usuario básico y todos los conjuntos de permisos cuyo código contenga “CYP”.
Se pueden crear nuevos permisos tanto para la gestión de las funcionalidades del estándar como de las nuevas funcionalidades que puede incorporarse mediante desarrollos realizados por un Partner de Microsoft como Aitana. Partiendo de los permisos ofrecidos por el estándar pueden configurarse nuevos permisos personalizados que redunden en una personalización óptima para su estructura organizativa.
La creación de permisos es muy intuitiva y, además, Dynamics NAV ha incorporado una herramienta para facilitar, más si cabe, la creación de nuevos conjuntos de permisos. Una vez creado un conjunto de permisos, en la página de asignación de permisos en la pestaña de acciones tendremos un botón llamado “Iniciar”.
Este botón realizará una grabación de los permisos que requiere nuestras acciones. Así, por ejemplo, para asignar permisos al departamento de compras bastará con seleccionar dicho botón y realizar todas las acciones que un usuario de ese departamento deberá poder realizar.
Permisos necesarios para la creación de un pedido de compra
Esta herramienta es una solución muy buena a la hora de la creación de nuevos permisos si bien requiere de cierto conocimiento del funcionamiento del programa para lograr una asignación completa de los permisos necesarios.
Permisos por usuario y por grupos
Los permisos pueden asignarse por usuario y por grupos de usuario como, por ejemplo, departamento de ventas, de compras, contable, almacenes…. La ventaja de esto es la simplicidad y comodidad para el usuario a la hora de asignar los permisos, así como homogeneizar las tareas de los usuarios que puedan conformar un grupo descrito por la estructura de la empresa.
Aunque la configuración de conjuntos de permisos aparente ser, a priori, no muy compleja es necesario, siempre, que la persona encargada de crear los conjuntos de permisos para una función determinada posea un conocimiento suficiente del funcionamiento de Dynamics NAV. La cantidad de tablas, páginas, reports y codeunits presentes y en conjunción con la complejidad deseada por la empresa puede dar lugar a grandes dificultades en la elaboración y asignación de los permisos en el ERP.
Personal cualificado
Por ello, partners como Aitana pueden solucionar este problema, ya que poseen personal cualificado que se encargarán de crear y comprobar los conjuntos de permisos de acuerdo a los requerimientos de la estructura de la empresa y, además, dados sus conocimientos en múltiples sectores, podrán asesorarle de cómo organizar su empresa de forma más eficiente.
Toda empresa que requiera, o que se haya dado cuenta de que requiere, de un control interno mayor debido a su crecimiento pasado o previsión de crecimiento tiene que realizar una inversión en un ERP que le permitirá mejorar su funcionamiento presente y futuro haciendo que el retorno de la inversión sea, sin duda, mayor de lo esperado.
Estamos en el siglo de la información, la información es poder y la eficiencia reina en el mundo empresarial. Es por ello por lo que un ERP, que aúna el ofrecimiento de información actualizada de todas las operaciones, así como la capacidad de establecer una estructura organizativa que implemente controles y definición de tareas, se convierte en algo indispensable para toda empresa.
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