Microsoft Dynamics 365 Business Central (antes conocido como Dynamics NAV o Navision) es la solución de gestión empresarial que integra de forma prioritaria los diferentes dispositivos, aplicaciones, datos y documentos empresariales. Microsoft España sabe de la importancia de su solución en las grandes ciudades de negocios y por ello cuenta en Valencia con un partner de total confianza como Aitana.
Este software se está centrado en ayudar a las personas a conseguir la máxima productividad y al máximo aprovechamiento de su tiempo. La solución Business Central puede implementarse tanto en un servidor como en la nube; desde un dispositivo móvil, o desde el escritorio. En todos los casos esta herramienta busca conseguir una experiencia única e intuitiva en ventas, contabilidad, y, en general, para ayudar al cliente a automatizar su negocio y así conseguir la máxima satisfacción.
Dynamics NAV y Valencia constituyen dos conceptos que están más unidos de lo que pueda parecer. Esto se debe a que la ciudad del Turia y su área metropolitana conforman una de las zonas de España y Europa con mayor volumen de negocios. Esta circunstancia, como es lógico, genera unas necesidades, desde el plano económico y empresarial.
Unas necesidades que, en estos casos, se cubren con el acceso a soluciones tecnológicas de la máxima sofisticación, tales como las que se ofrecen relativas a ERP y CRM. A grandes rasgos, Valencia y sus conurbaciones forman un área con gran presencia industrial y comercial. Se trata de unas áreas que no se dedican a un monocultivo industrial -como sí sucede, por ejemplo, en zonas de Cataluña y Euskadi-, por lo que, en ocasiones, se forman clusters relacionados con sectores económicos concretos.
Además, la cartera potencial de clientes que residen por esta zona y sus inmediaciones supera ampliamente los dos millones, por lo que, como uno puede imaginarse, las empresas manejan grandes cifras de información y requieren instrumentos para afrontar su gestión e interpretación.
¿Qué es un ERP?
Una definición de ERP
Una vez repasado el contexto histórico y geográfico del caso de relación comercial que se aborda en este texto, vale la pena centrarse en las características generales del producto Microsoft Dynamics. En este aspecto, se comienza por lo general y se discurrirá hacia lo particular.
En primer lugar, hay que señalar que Microsoft Dynamics es el nombre genérico del ERP de la multinacional digital Microsoft. Este apartado, sin embargo, no se va a dedicar (se reserva otro, para esta cuestión) a analizar las particularidades de este producto. En estas líneas, se van a describir las características básicas de un ERP.
Las siglas ERP corresponden a las palabras inglesas enterprise resource planning. En castellano, significan planificación de los recursos de la empresa. No cabe duda de que resultan términos acertados para definir los objetivos de este instrumento informático.
A nivel material, un ERP supone una herramienta informática de gestión e información de los recursos de una organización. Constituye un concepto que, por otra parte, tiene relación con otros importados, tales como big data o business intelligence.
A grandes rasgos, los ERPs contribuyen a manejar grandes cantidades de datos que están relacionadas con la práctica totalidad de los procesos de una organización (sobre todo, de una empresa): compras, ventas, entregas de pedidos, producción, gestión de los inventarios, recursos humanos, procedimientos de calidad, etc.
Además, los ERPs son cada vez más completos y tratan de proporcionar una visión global de la empresa. En este aspecto, han llegado a absorber las funciones de las aplicaciones CRM (es decir, customer relationship management), por lo que, entre sus beneficios, también se incluye la gestión del trato con el cliente y los proveedores.
La estructura de un ERP
Hay que remarcar, además, que un ERP cuenta con dos partes diferenciadas, pero que se encuentran, lógicamente, interconectadas.
Por una parte, se observa una estructura modular, la cual está formada por las funciones básicas que se esperan en un programa de gestión de datos de una empresa. Se trata, como no puede ser de otra forma, de unas funciones que pueden compartir todo tipo de empresas. Por otro lado, llama la atención un contenido diferencial, el cual se denomina configurable y supone una especificación. Una concreción que tiene que ver con las necesidades de cada empresa particular y sirve para perfeccionar un diseño que se adapte a ellas.
La mayoría de los ERPs cuenta con la integración de estos dos contenidos. En este sentido, resulta interesante citar una serie de módulos cuya presencia se convierte en recurrente entre estas aplicaciones:
- Producción y manufactura.
- Almacén.
- Gestión de la información tecnológica y logística.
- Contabilidad privada.
- Gestión de recursos humanos.
- Administración de las estrategias.
- Marketing.
Si se afina más en el nivel de concreción, se puede reseñar que un ERP da cabida a módulos en los que se abordan cuestiones como las compras, las ventas, la contabilidad (en sus diversas facetas), la logística, los inventarios, el almacenamiento, la planificación de iniciativas empresariales, los stocks, la gestión de las nóminas o la organización de los pedidos.
Las funciones y ventajas relativas al uso de un ERP
Primeramente, conviene recordar que la concepción global de un ERP conlleva un salto de calidad sustancial, en comparación con un mero software de gestión.
Los procesos productivos y operativos de una empresa ganarán en automatización y visión de conjunto. Estas facilidades, además, se plasman durante todo el ciclo integral de la empresa. La meta prioritaria, de hecho, remite a la optimización de los procedimientos empresariales, la cual está asociada, de manera clara, a un ahorro en dinero y tiempo. Aparte, otras finalidades dignas de reseñar tienen que ver con el acceso a la información y la compartición de datos entre los miembros de la organización. Por último, la implantación del ERP también ha de ir asociada a una depuración funcional de determinados procesos de la empresa. Se erradicarán duplicidades y se perfeccionará la operatividad, merced a los análisis de los procesos en cuestión, por lo que se producirá una gestión de los recursos de la empresa de máxima coherencia.
Los clientes, por su parte, se podrán beneficiar de un trato más directo y ágil y este será acometido por los responsables de la empresa con unos costes menores, ya que el manejo de la información será más eficaz. Las soluciones alcanzadas, por otro lado, se plasmarán en ámbitos tan concretos como los siguientes: pago de obligaciones fiscales y mercantiles, conciliación con los bancos, inmovilizado del inventario permanente…
Entre las características más notables de los ERPs, destacan estas:
- Base de datos centralizada.
- Interconexión de los componentes y consolidación de las operaciones.
- Captura regular y consistente de datos.
- Reingeniería de procedimientos.
Por último, la implantación de este sistema de gestión digital de recursos empresariales se ha de llevar a cabo mediante una serie de protocolos y con atención a unas dinámicas de mantenimiento como las que, a continuación, se relacionan:
- Explicitación de los resultados que se buscan.
- Justificación de los modelos de negocio y gestión.
- Estrategia de implantación.
- Análisis de las posibilidades de un software complementario.
- Coordinación entre plataformas tecnológicas.
- Evaluación del cambio en la organización.
- Presentación del proyecto global que se va a implantar.
- Implantación concreta del software ERP.
- Realización de controles de calidad.
- Auditorías de los entornos técnico y de desarrollo.
¿Qué es Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Una breve introducción
Anteriormente, ya se explicó que Microsoft Dynamics 365 Business Central era el software ERP más actual de la firma tecnológica Microsoft. En este apartado, es momento de concretar esta información y recordar que Microsoft Dynamics 365 conforma una línea de estos productos del gigante informático citado y Business Central forma parte de ella.
No en vano, lo que ahora se conoce como Microsoft Dynamics 365 Business Central ha recibido distintas denominaciones a lo largo de la historia como Dynamics NAV o Navision (aunque siempre haya mantenido una base común en su identificación). En este aspecto, se reservará un apartado a presentar los beneficios relativos a la última versión del producto.
La arquitectura de Microsoft Dynamics 365
A continuación, se repasan los diferentes componentes en los que se estructura el software de Microsoft Dynamics:
- Servidor de la base de datos en la que se produce el almacenamiento de la información. Se trata de Microsoft SQL Server.
- Servidor de aplicaciones.
- Aplicación de escritorio de Windows.
- Web accesible a través de cualquier navegador.
- Usabilidad para smartphone y tablet.
- Cliente SharePoint.
- Acceso a terceras aplicaciones.
- Sesión de ejecución de procesos sin interfaz.
Áreas funcionales de Microsoft Dynamics 365 Business Central
Por otro lado, llegados a este punto, conviene concretar las funciones con las que este ERP despliega sus prestaciones en el mundo empresarial y desglosarlas:
- Finanzas: presupuestos, contabilidad privada, balances de cuentas, informes, estado de la tesorería, cobros y pagos, impuestos, gestión de divisas…
- Marketing y ventas: campañas, información sobre los clientes y pedidos, precios, procesos…
- Compras: suministradores, planificaciones, aceptaciones…
- Almacenamiento: inventarios, stocks, empaquetamientos…
- Elaboración: diseño, ejecución, costos, subcontratas…
- Iniciativas: hojas de ruta, trabajos en proceso, estadios…
- Planificación de recursos: disposición de recursos, capacidades…
- Servicios: distintas tareas, planificación y ejecución, gestión de las solicitudes…
- Recursos Humanos: participación de los empleados, bajas…
Unas notas sobre la historia del nombre
Hasta llegar a la denominación actual, se ha producido una evolución terminológica que conviene estudiar con detenimiento y no perder el hilo.
Se puede comenzar con el nacimiento, a principios de los años ochenta del siglo pasado, del desarrollo de Dynamics NAV por parte de una empresa danesa que procedía de la fusión de otras dos firmas. El lema con el que la compañía definió este software fue «la belleza de la simplicidad«. En aquellos momentos, las cualidades diferenciales de este producto eran las siguientes: cliente/servidor, entorno multiusuario y aislamiento de transacción fundamentado en versiones, diseño de informes y funcionalidad de análisis asociada a las dimensiones.
En lo tocante a la cuestión nominal que se aborda en este subapartado, cabe remarcar que, en 2002, Microsoft se hizo con el programa Navision A/S de la empresa danesa. La retahíla de denominaciones que tomó el producto, según las sucesivas versiones preparadas, ha sido larga y compleja: Navision Financials, Navision Attain, Microsoft Business Solutions Navision Edition.
Todos ellos son los nombres que han precedido a Microsoft Dynamics NAV y han supuesto un cada vez mayor perfeccionamiento de esta aplicación informática tan útil. Desde 2018, Dynamics NAV se conoce como Dynamics 365 Business Central.
Inventario de ventajas asociadas a la utilización de Microsoft Dynamics 365 Business Central
Grosso modo, son dos las principales ventajas que este modelo de ERP pone a disposición de los clientes. Suponen dos saltos de calidad notables, sobre todo, en comparación con otros ERPs del mercado.
Por un lado, hay que señalar que el almacenamiento en la nube permite una mayor facilidad de conexión, puesto que el usuario podrá utilizar el ERP, esté donde esté. La capacidad de almacenamiento también experimenta una mejoría. Por otra parte, se ha integrado gran parte de las sugerencias realizadas por los clientes, de forma que un objetivo prioritario de la nueva versión ha entroncado con ofrecer una experiencia de usuario a la altura de las circunstancias.
No son las únicas ventajas que implica el uso de Microsoft Dynamics 365 Business Central, ya que hay otras que también merecen ser resaltadas y se desgranan en los siguientes puntos:
- La conexión con la herramienta de business intelligence de Microsoft Power BI y una mayor integración con Microsoft Office 365 están relacionadas con un análisis de datos de superior enjundia.
- Finanzas. La gestión de la contabilidad privada se va a ver favorecida por los mecanismos de análisis de las finanzas. De hecho, supondrá un gran avance la gestión electrónica de la facturación, entre otros procesos.
- Suite para pruebas. Contar con un apartado especial en el programa para aprender a base del toma y daca entre errores y aciertos resulta esencial para el progreso de la plataforma.
- Automatización de procesos. La plataforma cuenta con un diseño que hace su uso intuitivo, por lo que las operaciones se agilizan cada vez más.
Por último, hay que poner en valor el trabajo para implantar Navision en Valencia que realizan empresas con la profesionalidad y experiencia de Aitana. La colaboración de este partner oficial de Microsoft resulta clave para asegurar un empleo funcional de esta herramienta de gestión empresarial.