El licenciamiento perpetuo y en concreto la versión actual de Microsoft Dynamics NAV 2015, permite que el módulo de proyectos esté disponible con la mayor parte de su funcionalidad desde la fase inicial de implantación.
Nota:
- En la modalidad Starter Pack no se incluyen los gránulos 4270 y 4290 que si están incluidos en la Extended.
- El granulo 4270 Capacity Management se utiliza para la planificación de la capacidad, ventas, estadísticas de uso y rentabilidad de los recursos.
- El granulo 4290 Múltiple Costs se utiliza para la gestión de los costos alternativos de recursos y grupos de recursos.
El módulo de proyectos en Microsoft Dynamics Nav 2015 permite:
- Declarar la previsión de costes, ingresos asociados en el tiempo a un proyecto para un cliente (tareas y líneas de planificación asociadas) y la previsión de facturación por dicho proyecto al cliente.
- Registrar dichos costes en el sistema vinculados a la línea de planificación de una tarea.
- Comparar la previsión de costes y fechas de las líneas planificadas en relación con las tareas registradas.
- Facturar desde la previsión.
- Activar contablemente la producción del proyecto.
En su versión estándar, resuelve prácticamente sin adaptaciones los requerimientos básicos de negocio de compañías de tipo ingeniería y construcción. No obstante, el objeto de este artículo es proponer otros tipos de usos para el módulo de proyectos (por supuesto sin menoscabo de la funcionalidad estándar) que se dan en muchos modelos de negocio que no son específicamente de proyectos, pero que podrían utilizar la funcionalidad máxima (si esta, está disponible de partida y sin coste en su ERP).
Básicamente, consta de un presupuesto de proyecto ordenado por tareas, a las que se asignan líneas de planificación, y un histórico de movimientos de proyecto (consecuencia de otras transacciones del ERP) referidos a dichas líneas de planificación, de tal modo que diversas transacciones del sistema pueden generar costes (y menos costes) en el proyecto y desde este se pueden generar facturas a un cliente.
En esencia, el módulo de proyectos conserva un repositorio de costes a partir de los movimientos de proyecto generados por otras transacciones del negocio de Microsoft Dynamics NAV 2015 estándar o en caso necesario, desarrolladas a medida.
En verde, se reflejan las transacciones asociadas a un movimiento contable y en rojo aquellas que son imputaciones directas sin asociar a un movimiento contable, bien porque son imputaciones estándar (horas de recurso maquina o persona) o porque son registros desde un diario.
El control de la desviación entre estándar y real a fin de periodo y la posible regularización del proyecto al coste real se efectúa utilizando la contabilidad analítica estándar y el tratamiento de dimensiones para automatizar el proceso de comparación entre imputaciones contables (real) y estándar en proyectos, a fin de periodo.
Podemos descubrir múltiples usos complementarios de la gestión de proyectos para nuestro negocio, en algunos casos pueden ser necesarias ciertas adaptaciones al producto, por ejemplo:
Rentabilidad de maquinaria / vehículos y taller de reparaciones.
Resolver el requerimiento para obtener la cuenta de resultados de una maquina en una compañía de alquiler de maquinaria o un vehículo en una empresa de transportes, en el que se compare la rentabilidad comparando la facturación por dicho recurso respecto de los costes requiere un nivel bajo de adaptaciones, como asociar la dimensión proyecto al proyecto, permitir n clientes en el proyecto y generar un amortización técnica al proyecto (vehículo o maquina), de este modo obtendríamos:
Costes:
- Facturación de compras de material y/o servicios de terceros al proyecto (vehículo o maquina).
- Amortización técnica.
- Productos (fuel, aceite, fungibles) al proyecto.
- Partes de taller (Gestión de servicios) al proyecto.
- Horas de personas al proyecto a coste estándar (Chofer, otros).
- Horas proyectos maquina al proyecto (semi-remolque otras máquinas propias a estándar).
- Costes de estructura por diarios periódicos.
Ingresos:
Facturación asociada al proyecto.
Control de proyectos de I+D.
Sin adaptaciones, utilización del módulo para registrar el coste de un proyecto interno, la activación contable de sus gastos para controlar posteriormente durante un periodo la recuperación de la inversión sobre las ventas de un periodo.
Control de actividades no productivas.
Sin adaptaciones, control de los tiempos de recursos persona, cuadrando las posibles fichadas a otros módulos (producción, servicios) con fichadas a un grupo de proyectos no productivos, para cuadrar el calendario laboral, abriendo tantos proyectos como ítems a controlar (medico, baja, vacaciones, formación, etc…)
Rentabilidad de expedientes.
La rentabilidad de un expediente compuesto a su vez de carpetas o sub expedientes, donde existen costes generales del expediente y costes e ingresos específicos de cada carpeta.
Adaptaciones al estándar, dimensiones de expediente, carpeta de expedientes y reparto periódico de costes desde el expediente (aquellos que no han podido imputarse directamente a la carpeta o sub expediente) a las carpetas del expediente a fin de periodo.
Proyectos de reparto de costes a productos.
Esta funcionalidad forma parte de los productos horizontales de AITANA, que permite a las empresas que importan productos acabados para la venta puedan controlar y repercutir los costes reales finales de la compra a sus productos de forma automática. Es una adaptación al estándar que genera proyectos de este tipo, numerados de forma diferenciada a los proyectos estándar.
El proyecto va recogiendo todos aquellos costes complementarios a los productos comprados (transporte, flete, seguros, aranceles, etc.). Las líneas de los X pedidos de compra se asocian a tareas de proyecto en función del cost driver de reparto (como por ejemplo, flete principal reparto por volumen) y finalmente un proceso (no estándar) reparte la suma de dicho coste entre los productos comprados, generando movimientos de valor de producto. Dicho proceso es reversible, finalmente todos los costes imputados al proyecto (compra internacional) se reparten entre las líneas de pedidos de compra en forma de movimientos de valor de los productos comprados.
Otros:
- Explotación de minas.
- Explotaciones agrarias y acuícolas.
- Avicultura, explotación de manadas.
En estos casos prácticamente no existen adaptaciones, mas allá de vincular a través de dimensiones la obtención periódica de productos aplicados respecto de los costes generados en dicho periodo.
Aitana tiene una amplia experiencia y personal especializado en la implantación de este módulo de Microsoft Dynamics NAV para los modelos de negocio por proyecto.
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