(Y, además, si le das la espalda puedes perder competitividad)
Este no es un artículo técnico, ni tampoco un disertación legal, pero es una visión empresarial de este tema que a todos preocupa estos días. Se está acercando el día. El próximo 15 de enero, la Administración da un paso de gigante para el impulso del uso de la Factura Electrónica en las relaciones de la Administración, que debe interpretarse también como el pistoletazo de salida, y primer paso para la estandarización a nivel empresarial de esta herramienta de intercambio.
¿Qué es la factura electrónica?
Literalmente, no es más que una factura enviada telemáticamente, pero en realidad este término significa mucho más. Se asocia al término no solo el procedimiento de envío o distribución sino al procedimiento y medio de certificación y validación que ello implica, por hablar muy llanamente. Usted podría enviar un documento, por ejemplo, en PDF, a un cliente suyo, y aunque en sí es una factura, no se puede considerar incluida en el término Factura Electrónica porque en realidad cualquiera es capaz de hacer un documento e imprimirlo en PDF. ¿Qué le da validez legal a este documento? Pues, sencillamente, una serie de marcas informáticas añadidas que certifican de manera legal e unívoca, que el documento se creó en cierto momento, por cierta entidad. Para ello hacen falta una serie de algoritmos y procesos que implican a una Organización certificadora, por un lado, y un Certificado Digital que Usted, como entidad, deberá solicita a la Administración.
En líneas generales, es como si usted (o su sistema informático), “mostrara” la factura a la entidad certificadora (que actúa de notario), y dicha entidad pusiera un sello en este documento con la fecha, de manera que hace invariable el mismo para el futuro. Como si dijese: “Yo, entidad tal, autorizada por el Ministerio de Hacienda, certifico que este documento tiene este contenido, y que se ha expedido en tal fecha”. Con eso, el documento tiene validez similar a un acta notarial, y Hacienda lo autoriza, a la vez que su cliente puede validar el sello en Hacienda para asegurarse de la validez legal del mismo el cual, al mismo tiempo, podrá conservar en formato digital, sin tener, si no quiere, que imprimirlo.
Como decía al principio, el primer paso está dado y desde el 15 de Enero deberán, OBLIGATORIAMENTE, enviar sus facturas en este formato a la Administración aquellas empresas que facturen a dichas entidades o, simplemente, podrán serles rechazadas. También están inicialmente obligadas a usar este sistema las empresas de interés público, como suministradores de Gas, Agua, Electricidad, etc… pero debemos ser conscientes de que eso solo es un paso para la imposición generalizada. En el caso de la Administración, además, se obliga que el formato de Efactura sea uno determinado, técnicamente denominado XML, para que la entrada a los sistemas de la Administración sea automático.
Para las empresas nuestro consejo es, al menos, empezar por formato PDF con certificación, pues aparte de ser completamente aceptado por Hacienda, es imprimible y, así, hace la función de documento imprimible. No obstante, me atrevo a vaticinar que en breve empezarán muchas empresas (probablemente empezando por grandes compradores), a incluir como condición este sistema de facturación, probablemente pidiendo a la vez el formato XML y el formato PDF.
¿Qué hacer entonces?
Pues las entidades que facturen o puedan facturar a Administraciones (Estado, Autonómicas o Locales), no necesitan consejo: corred a instalarlo.
Para las demás empresas, nuestro consejo es moverse ya, y dar esta posibilidad a los clientes. Se nos antoja una ventaja competitiva, pues si somos capaces de enviar la eFactura en formato PDF y al mismo tiempo en formato XML, el cliente va a aprovecharse de ello gracias a una sensible reducción de costes de proceso y, consiguientemente, le estaremos ofreciendo un servicio de mucho más valor añadido.
También sería aconsejable empezar a plantearse tener módulos en el software que les permitan cargar automáticamente facturas en formato XML, pues en cuanto vayan teniendo proveedores que les faciliten este formato, van a reducir de manera muy importante costes y errores de proceso.
Si quiere solicitarnos información puede contactar con nosotros en el email mkt@aitana.es o en el teléfono 902 500 358. En todo caso, de momento les dejamos un vídeo del webinar que hicimos la semana pasada, donde nuestro compañero José Manuel Giménez da muchos más detalles.
[youtube https://www.youtube.com/watch?v=S10hIFRNQtA&w=560&h=315]
Autor: Antoni Salas, Director Cataluña de Aitana