El cambio a SEPA en Microsoft Dynamics NAV

Desde la entrada en vigor de la moneda europea, los pagos en efectivo en la zona Euro se han simplificado porque se realizan de una única manera con una única moneda. Pero los pagos que no se hacen en efectivo, los que se hacen mediante transferencias, giros, tarjetas… es decir, en general con medios electrónicos, no se han simplificado.

Sí son en la misma moneda, de forma que, como mínimo, no nos tenemos que preocupar por el cambio de divisas, pero no es lo mismo hacer una transferencia nacional que una transferencia internacional; el formato y las condiciones son diferentes.

La normativa SEPA unifica todos los pagos de la zona Euro de forma que hacer una transferencia a Francia, por ejemplo, sea tan fácil como si la hiciéramos en España.
SEPA unifica, por un lado, los formatos y, por otro, cuestiones como los plazos de recepción de los pagos, plazos de anulación de estos, etc.

Pero SEPA no es una normativa nueva: se empezó a hablar de ella en 2002 y, de hecho, entró en vigor en 2008. Algunos países de la zona Euro, como Holanda, Bélgica y algunos más, ya adoptaron la normativa SEPA hace años.

En un principio la fecha límite para la adopción de SEPA en toda la zona Euro era el 1 de febrero de 2014 pero la semana pasada la Unión Europea decidió prorrogarla 6 meses más. La nueva fecha tope para utilizar SEPA es el 1 de agosto de 2014. A partir de este día, ya no tendremos otra opción que utilizar la normativa europea.

Aun así, otros países de la UE pero que no están en la zona Euro, como por ejemplo Inglaterra, pueden esperar hasta octubre de 2016 para adoptarla.

SEPA para Microsoft Dynamics NAV

En este artículo nos centraremos exclusivamente en formatos y en cuestiones que afectan de forma más directa a Microsoft Dynamics NAV (Navision). El resto de cuestiones se pueden consultar directamente con las entidades financieras.

SEPA se basa en 3 instrumentos de pago:

• –   Transferencias SEPA

1. –  Forma de pago iniciada por el pagador
2. –   Actualmente en España se utilizan las normas 34 y 34.1
3. –  En Microsoft Dynamics NAV estas normas se obtienen desde las órdenes de pago

• –   Adeudos directos SEPA

1. –   Forma de pago iniciada por el beneficiario
2. –   Actualmente en España se utilizan las normas 19 para los recibos domiciliados y la 58 para los anticipos de crédito
3. –   En Microsoft Dynamics NAV estas normas se obtienen desde las remesas

• –   Tarjetas bancarias

1. –   No diferenciaran entre el uso nacional e internacional
2. –  Sin repercusión en Microsoft Dynamics NAV

SEPA utiliza el IBAN (International Bank Account Number) en vez del CCC (Código de Cuenta Corriente) y el SWIFT para la identificación de las cuentas bancarias.

¿Cómo afecta a Microsoft Dynamics NAV? Principalmente en 3 aspectos:

1. Se debe informar en el programa del IBAN y el SWIFT de los bancos. El IBAN se puede obtener a partir del CCC, ay que está compuesto por el código el país, un dígito de control y el actual CCC <CodPaís><DígitoControl><CCC>. Para hacerlo se puede preguntar a las entidades bancarias por el código IBAN de las cuentas y preguntar a los clientes y proveedores por el IBAN de sus cuentas. O se pueden utilizar herramientas online para calcular el IBAN. També se pueden utilizar la herramienta desarrollada por AITANA per facilitar la tarea de informar de todos los IBANs de todos los bancos que tengamos en el sistema.
2. Se deben revisar en que impresos se imprime el actual CCC y solicitar que se modifique para que sea substituido por el IBAN
3. Se den substituir la generación de las actuales normas bancarias por las nuevas normas basadas en SEPA. A finales de diciembre de 2013, Microsoft publicó las modificaciones necesarias para las versiones suportadas de Microsoft Dynamics NAV, la 2013 y la 2009.

Para poder instalar las modificaciones necesarias para SEPA, se tiene que actualizar la licencia de Microsoft Dynamics NAV, por lo que es necesario tener en vigor el BREP (Business Ready Enhancement Plan, el plan de mantenimiento de Microsoft).

SEPA en versiones soportadas por Microsoft

Las dos últimas versiones Microsoft Dynamics NAV 2009 y Microsoft Dynamics NAV 2013 son las soportadas por Microsoft, es decir, para las que el fabricante desarrolla modificaciones. Por este motivo, para estas dos versiones hay parches de funcionalidad de Microsoft que no requieren desarrollos adicionales y que se pueden instalar directamente.

• –   Entidades de Microsoft Dynamics NAV 2009 afectadas por SEPA:

1. –   Bancos: la numeración de los bancos debe ser por transferencia de crédito SEPA
2. –   Configuración de ventas
3. –   Clientes: es necesario especificar si los clientes a los que hacemos adeudos directos son empresa o persona. También debemos crear los mandatos SEPA o las órdenes de domiciliación
4. –   Cartera: Remesas y órdenes de pago

• Entidades de Microsoft Dynamics NAV 2013 afectadas por SEPA:

1. –   Configuración general
2. –   Formas de pago
3. –   Bancos
4. –   Clientes
5. –   Proveedores

SEPA en versiones NO soportadas por Microsoft

Las versiones anteriores de Microsoft Dynamics NAV 5, 4 y 3 requieren desarrollos adicionales a los liberados per Microsoft. Aunque hay dos opciones más:

• –   Migración a la última versión (actualmente la 2013 R2), con la cual cosa ya estamos en una versión soportada
• –  Migración tecnológica, es decir, mantener el motor de NAV en la versión 5, 4 o 3 que tengamos pero actualizar los ejecutables a la versión 2009.

Una migración implica cambios importantes para el usuario, además de una inversión mucho mayor que los desarrollos. Aun así, estar en una versión soportada conlleva grandes beneficios: funcionalidad al día y derecho a tener las actualizaciones de Microsoft.

Sea cual sea la opción por la que nos decantamos, siempre tendremos que tener el BREP en vigor.