Microsoft Dynamics NAV, ¿pago por uso o compra?

Ahora tiene usted la oportunidad de utilizar la mejor herramienta de gestión del mercado, Microsoft Dynamics NAV (anteriormente llamado Navision) bajo dos modalidades: compra de la licencia de uso o alquiler. Y, si lo alquilamos ¿Lo usamos en nuestras instalaciones o en la nube?. Ver más info: La nube de Microsoft en la modalidad: pago por uso

La elección dependerá de su estrategia como compañía. Veamos algunas indicaciones que nos pueden ayudar a tomar la decisión según nos convenga más.

Compra de la licencia

Es la modalidad tradicional, llamada también on premise, en la que compramos la licencia de uso de Microsoft Dynamics NAV. Además del pago a la firma del proyecto, cada año deberemos abonar el plan de actualización de la licencia, el llamado BREP (siglas en inglés de Business Ready Enhancement Plan), que es un 16% del valor total de nuestra licencia NAV.

Además, tendremos que hacer una inversión en hardware y dedicar una parte de nuestro presupuesto a gestionarlo y mantenerlo, gestionar las copias de seguridad, etc.

En esta modalidad, hasta el 24 de diciembre de 2013, hay en vigor una campaña muy especial de Microsoft, denominada Give me five!. Vamos a explicarla comparativamente con el precio de tarifa actual, pero antes debemos conocer cómo se licencia Microsoft Dynamics NAV.

1. Todas las licencias deben contener, como mínimo, el Starter Pack que incluye:
   1. Toda la funcionalidad básica de NAV: Contabilidad Financiera, Presupuestaria y Analítica, Activos Fijos, Compras, Almacén, Ventas, Cobros y Pagos.
   2. 3 usuarios concurrentes (full users) que indica que NAV puede estar instalado en todos los ordenadores de la empresa pero controla que, simultáneamente, sólo accedan un máximo de 3 usuarios. Y pueden acceder a grabar y consultar datos e información en todas las áreas de NAV, siempre que las contraseñas de seguridad se lo permitan.
2. Adicionalmente, el cliente puede adquirir más usuarios de dos tipos:
   1. Concurrentes: con las mismas características que los comentados.
   2. Limitados: son un tipo de usuario “nominal”, no concurrente, que puede ver toda la información que se le permita por seguridad pero su capacidad de escritura es muy limitada. Es el usuario adecuado para los “gerentes” que no van a grabar información pro han de analizarla para tomar decisiones. También se utiliza si el Cliente desea utilizar la movilidad para sus comerciales o técnicos. Su precio es muy inferior al de los usuarios FULL.
3. Si el cliente precisa la funcionalidad de Producción, Almacén avanzado (radio frecuencia, etc.) o Proyectos, debe adquirir el Extended Pack que le da acceso a dicha funcionalidad.
4. Y, sobre el total de la configuración, hay que calcular el 16% para el BREP (nuevas versiones, actualizaciones legales, mejoras, etc.).

Con estas consideraciones explicamos los importes de tarifa y de la oferta comentada en vigor:

En esta modalidad, Microsoft permite la adquisición de nuevos usuarios pero no su reducción.

Siempre existe la posibilidad de alojar nuestra licencia en un host externo. En este caso, a las inversiones anteriores hay que añadir el coste de “alquilar” una máquina y su mantenimiento en una empresa externa.

Pago por uso en nuestras propias instalaciones

En la modalidad de pago por uso, se paga por los usuarios que se utilizan cada mes, pudiéndose reducir o ampliar según las necesidades.

–  Estos usuarios son nominales, es decir, cada usuario que utilice NAV debe tener su propia licencia.

–  Esta opción requiere un mínimo de 3 usuarios pero incluye 5 usuarios ligeros (sin coste adicional).

–  La funcionalidad contenida en este importe es la del Starter Pack.

–  Utilizamos nuestro propio hardware para alojar la licencia.

–  Su coste es de 50€ por usuario al mes, es decir, un mínimo de 150€/mes.

–  Este importe ya incluye el BREP.

Esta modalidad está pensada sobre todo en organizaciones en las que se producen grandes cambios en el número de usuarios de un mes para otro.

Pago por uso en la nube (Cloud Server)

Si se adquiere un ERP en la modalidad pago por uso, se paga por los usuarios que se utilizan cada mes, pudiéndose reducir o ampliar según las necesidades.

–  Estos usuarios son nominales, es decir, cada usuario que utilice NAV debe tener su propia licencia.

–  Esta opción NO requiere un mínimo de usuarios al mes. NO incluye usuarios ligeros sin coste.

–  La funcionalidad contenida en este importe es la completa: Starter Pack y Extended Pack.

–  Tenemos alojada la licencia en la nube, en una empresa especializada que se ocupa del hardware, las copias de seguridad, la continuidad en el servicio, etc.

–  En este servicio están incluidos el Windows Server y el SQL necesarios.

–  Su coste es de 120€ por usuario al mes.

–  Este importe ya incluye el BREP.

Esta modalidad está pensada para que usted se centre en su negocio y pueda delegar todos los costes y preocupaciones derivados del uso de un ERP. Sólo precisa de una conexión a internet desde cualquier parte del mundo.

Escrito por Luis de Bona, Subdirector de Aitana