¿Cansado de gestionar los mismos datos una y otra vez entre distintas empresas? ¿Te imaginas poder sincronizarlos de forma automática y sin complicaciones? Con Business Central esa posibilidad ya es una realidad. Olvídate de introducir manualmente los mismos registros en varias plataformas: ahora puedes configurar y sincronizar los datos maestros entre empresas de manera rápida y sencilla, ahorrando tiempo y evitando errores.
En este post, nuestro experto te muestra cómo configurar tu sistema para que todos los datos clave, como clientes, proveedores y productos, se actualicen de forma automática entre tus diferentes empresas. ¡Es el momento de que la tecnología trabaje para ti! ¡Sigue leyendo!
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Configuración de la administración de datos maestros
Cuando dos o más empresas tienen datos maestros en común, se pueden sincronizar los datos en lugar de agregarlos manualmente en cada empresa. Para trabajar con esta funcionalidad en Business Central, hay que disponer al menos de dos empresas configuradas en una misma base de datos.
En primer lugar, hay que establecer la empresa principal (Master) donde se van a crear y mantener actualizados los datos maestros. En nuestro ejemplo, utilizamos la empresa “Cronus España S.A.” como Master y la empresa “Cronus Base” como origen desde donde se sincronizarán los datos.
Tal y como se muestra, desde la empresa “Cronus España S.A.” se accede a la “Configuración de la administración de datos maestros”, se indica la empresa de origen “Cronus Base” y se activa el check “Permitir sincronización de datos”:
En esta empresa es donde se crean los nuevos clientes, proveedores, productos… Además, hay que decidir que tablas se quieren sincronizar.
En la parte superior hay una opción de determinar que tablas se quieren sincronizar mediante el campo “Tablas de sincronización”:
En este caso, sincronizamos la tabla 18 de clientes:
Una vez indicado el N.º de tabla, Business Central nos avisa de que la tabla elegida tiene una relación de tablas que no están incluidas actualmente en la sincronización, aunque podemos sincronizarlas simultáneamente:
Una vez que se han volcado las tablas relacionadas se puede decidir qué tablas se quieren sincronizar utilizando la columna “Estado”:
- Activado: La sincronización está habilitada para la tabla.
- Desactivado: La sincronización está deshabilitada para la tabla.
Por ejemplo, las dimensiones pueden ser específicas para cada empresa. En este caso, no queremos que se nos sincronicen las que vengan por defecto de la empresa principal donde mantenemos los datos. Es tan sencillo como establecer el estado a “Desactivado” para ese campo de la tabla.
Adicionalmente, tendríamos la opción de marcar la opción de “Sobrescribir cambio local”. Esto quiere decir que cuando se realice un cambio en la empresa que recibe los datos lo que va a hacer es reescribirse con lo que venga de nuevo, es decir, cualquier cambio en la empresa de destino será sobrescrito con los nuevos datos que provienen de la empresa principal.
La columna “Sincronizar cambios desde” permite indicar una fecha y hora a partir de la cual se contemplará la sincronización de registros desde la empresa de origen. Solo se sincronizarán los registros que tengan un valor de SystemModifiedAt superior a este valor. Este valor mantiene la modificación con cada proyecto de sincronización. Además, la columna “Filtro de tabla origen” permite aplicar un filtro en la tabla de la empresa de origen para controlar qué registros se deben sincronizar:
En la cinta de opciones de la página está la pestaña de “Campos” que muestra los campos asociados a la línea que hay seleccionada y desde ahí se establecen cuáles se van a sincronizar. Además, hay que decidir campo a campo cómo queremos que se complete esta sincronización:
En esta página se pueden desactivar los diferentes campos, sobrescribir el cambio local y la opción de validar o no el campo durante la asignación.
En la cinta de opciones tenemos los campos de “Habilitar” y “Deshabilitar” que nos da la opción de activar o desactivar varias líneas simultáneamente y “Actualizar campos” mediante el cual Business Central actualiza las asignaciones de campos para que coincida con el esquema de la tabla. Esta opción se utilizará si hemos añadido nuevos campos en la tabla mediante extensiones.
Una vez está todo configurado, se puede empezar con la sincronización. Es interesante conocer el hecho de que podemos tener histórico de los registros traspasados y cuantos han dado error.
Esto se visualiza desde el botón “Movs. Cola proyectos”:
Desde los movimientos de la cola de proyectos podemos visualizar cuantos registros se han traspasado, cuantos han dado error… Es importante la correcta configuración de la cola de proyectos.
Asimismo, también se puede lanzar el proceso de sincronización manualmente entre las empresas desde el botón “Sincronizar registros modificados” aunque no es recomendable ya que puede ralentizar el sistema. Dentro de la sincronización existen dos opciones:
- Sincronización de registros modificados: Sincroniza los registros que se modificaron desde la última sincronización.
- Ejecutar sincronización completa: Permite iniciar una cola de proyectos para la sincronización completa de los registros de la empresa de origen elegida para cada una de las tablas seleccionadas.
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Crear nuevo cliente
Creo un nuevo cliente en la empresa “Cronus Base.” para que se sincronice en la empresa “Cronus España S.A.”:
Se accede a “Cronus España S.A. y se activa la sincronización inicial:
Así, en la empresa “Cronus Base” ya se habrá creado el nuevo cliente. Después, se actualiza y en la empresa “Cronus España S.A. ya se dispone del registro:
Además, también hay disponible un botón llamado “Registro de sincronización” que permite ver el estado de los proyectos de sincronización individuales que se han ejecutado para cada una de las tablas:
Es fundamental decidir qué tablas y qué campos se van a sincronizar y, luego, probar en detalle que todo se sincroniza correctamente para minimizar errores en el traspaso de datos.
¿Quieres asegurarte de que siempre trabajas con la información más reciente? ¿Buscas cuáles son las configuraciones clave para poder activar la sincronización de datos? ¡Tenemos exactamente lo que necesitas, sin sorpresas! ¡Rellena el formulario y nuestros expertos se pondrán en contacto contigo!
Diego Villanueva
Operaciones Business Central