Como consecuencia de la digitalización empresarial que trata de automatizar cada vez más este mundo, mantener el control sobre los procesos internos es fundamental. Por ello, Microsoft Dynamics 365 Business Central presenta una solución muy valiosa para ello: los flujos de aprobación.
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¿Qué son los flujos de aprobación y por qué son importantes?
Un flujo de aprobación es un proceso automatizado que consiste en una secuencia de tareas desencadenadas por una acción, una condición o una regla. Generalmente, se implementan para integrar la lógica empresarial a una organización, como la separación de funciones, unificar procesos o aplicar procedimientos recomendados.
La lógica empresarial podría ser la aprobación de:
- Nuevos datos maestros, como clientes, proveedores o artículos.
- Cambios en campos de información confidencial, como datos bancarios de proveedores o clientes.
- Documentos de compras y ventas para garantizar que sean revisados y aprobados antes de su procesamiento.
- Diarios financieros antes de registrarlos.
Además de reducir tiempos y errores, los flujos de aprobación aseguran que las operaciones sean más eficientes, seguras, transparentes y trazables, ya que cada estado de aprobación queda documentado y notificado en tiempo real.
Configuración de un flujo de aprobación en Business Central
Los flujos de trabajo requieren los usuarios que participarán en ellos. En el punto de menú ‘Config. usuario aprobación’ se configuran todos los usuarios, tanto los solicitantes de aprobación como los aprobadores. Aquí se define quién puede aprobar qué documentos y hasta qué límites de importe, y quién actúa como sustituto tras delegar una solicitud de aprobación.
En la siguiente imagen se han configurado, a modo de ejemplo, los usuarios para flujos de aprobación de documentos de compra.
Los usuarios obligatoriamente también deben estar configurados en el punto de menú ‘Configuración usuarios’.
Un flujo de trabajo consta de tres componentes:
- Evento Cuando: evento que ocurre que desencadena la respuesta relacionada.
2. Condición On: especifica la condición que modera el evento de flujo de trabajo.
3. Respuesta Entonces: acciones que se realizarán cuando ocurra el evento que cumpla con la condición: Crear solicitud de aprobación.
- La opción ‘Tipo de aprobador’ define cómo se determina quién debe aprobar el documento o proceso. Se puede seleccionar entre diferentes criterios para asignar al aprobador:
- Vendedor/Comprador: el sistema se posiciona por la columna ‘Cód vendedor/comprador’. Aprueba el ‘Id. usuario’ y si este no pudiera por importe límite hace un segundo salto a la columna ‘Id. aprobador’.
- Aprobador: el sistema se posiciona por ‘Id. usuario’, es decir, el usuario de inicio de sesión y luego aprueba el ‘Id. aprobador’.
- Grupo de usuarios de flujo de trabajo: se define un grupo de usuarios que actúan como una cadena de aprobadores.
Si el campo ‘N.º secuencia’ contiene números incrementales, define una jerarquía de usuarios dentro del grupo de aprobación. Por lo tanto, la solicitud no avanzará al siguiente usuario hasta que el usuario anterior haya completado su aprobación.
Si el campo ‘N.º secuencia’ tiene el mismo número asignado para varios usuarios, define que la aprobación solo será válida cuando todos los aprobadores con ese mismo número hayan completado su aprobación.
- La opción ‘Tipo de límite de aprobador’ especifica cómo afectan los límites de aprobación de los aprobadores cuando los movimientos de solicitud se crean para ellos. Además, el límite de aprobación de un aprobador debe ser superior al valor de la solicitud:
- Cadena de aprobadores: especifica que las entradas de solicitud de aprobación se crean para todos los aprobadores del solicitante hasta el primer aprobador calificado incluido.
- Aprobador directo: especifica que una entrada de solicitud de aprobación solo se crea para el aprobador inmediato del solicitante, independientemente, del límite de aprobación del aprobador.
- Primer aprobador cualificado: especifica que la solicitud de aprobación solo se crea para el primer aprobador del solicitante que cumple con los requisitos de importe límite.
- Aprobador específico: especifica que la solicitud de aprobación se asigna directamente al usuario elegido.
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Caso práctico: flujo de trabajo de aprobación de factura de compra
Cuando un registro necesita ser aprobado por alguien de la empresa se debe enviar una solicitud de aprobación como parte de un flujo de trabajo. En este caso práctico, se crea un flujo de trabajo para aprobar un documento de factura de compra con las siguientes especificaciones:
- La solicitud de aprobación se enviará siempre y cuando el campo ‘Cód. forma pago’ sea distinto a ‘BANCO’.
- Como ‘Tipo de aprobador’ se selecciona la opción Grupo de usuarios de flujo de trabajo. En este caso, enviará a la vez una solicitud de aprobación a todos los aprobadores del grupo, ya que ambos tienen asignado el mismo Nº secuencia.
Luego de completar la configuración del flujo de aprobación también explicada en el punto anterior, se activa el flujo de trabajo:
De esta manera, cuando se procede a registrar la factura de compra con un ‘Cód. forma pago’ diferente a BANCO, salta la siguiente ventana emergente mostrando el mensaje de que la factura debe aprobarse.
Por tanto, desde la cinta de opciones superior, hay que utilizar el botón ‘Enviar solicitud aprobación’
Tras esta acción, se han generado los movimientos de solicitud de aprobación correspondientes y el estado de la factura cambia a ‘Pendiente de aprobación’. No se permitirá su registro hasta que todos los aprobadores hayan aprobado. Con la acción delegar puede delegar solicitudes de aprobación abiertas al aprobador sustituto.
Los aprobadores pueden gestionar sus solicitudes de aprobación desde la página ‘Solicitudes para aprobar’. Las solicitudes se pueden Aceptar, Rechazar o Delegar.
Una vez que todos los movimientos de aprobación creados han sido aprobados, el sistema actualiza automáticamente el estado de la factura a Lanzado. Este cambio demuestra que la factura ha pasado todas las validaciones requeridas y se puede proceder a su registro.
¿Sabías que los flujos de aprobación pueden transformar la manera en que gestionas tus procesos en Business Central? Si todavía no los utilizas o no estás seguro de cómo configurarlos para que se adapten a tu negocio, no te preocupes. ¡Rellena el formulario y nuestros profesionales se pondrán en contacto contigo para ayudarte!
Sergio Mancebo
Operaciones Business Central
