En el día a día de cualquier empresa, gestionar correctamente los gastos e ingresos puede ser un desafío, especialmente cuando se requiere distribuirlos en diferentes áreas o proyectos. Por ello, sin un sistema eficiente, este proceso puede volverse lento y propenso a errores, afectando la contabilidad y la toma de decisiones estratégicas.
En este post exploramos en profundidad las cuentas de asignación en Business Central, una herramienta clave para simplificar y optimizar la distribución de importes en tu contabilidad. Descubrirás cómo configurar y utilizar esta funcionalidad, qué tipos de asignaciones puedes aplicar (fijas o variables) y cómo aprovechar al máximo sus opciones para generar informes precisos y adaptados a tus necesidades. ¡Sigue leyendo!
Tabla de contenidos
Descripción
La funcionalidad de cuentas de asignación permite a los usuarios distribuir importes de documentos de compra, venta y líneas del diario general, principalmente, para cuentas de gastos o ingresos, en varias cuentas y dimensiones, permitiendo así un desglose analítico más profundo.
Esta nueva funcionalidad está disponible desde la versión 2023 wave 1 de Business Central, complementando así la funcionalidad de costes disponible en versiones anteriores.
Configuración
En determinados casos surge la necesidad de que todos los apuntes de cuentas contables deben ser repartidos en un porcentaje en varias líneas. Además, cada una de ellas puede tener un conjunto de dimensiones diferentes.
Un ejemplo de asignación fija se muestra a continuación:
El botón dimensiones sirve para poder asignar un conjunto de dimensiones diferente a cada una de las líneas.
También se dispone de un botón de asignación de prueba donde se puede introducir un importe a una fecha y ver como quedan las líneas.
La cuenta de asignación puede ser seleccionada en los documentos de ventas y compras; y en el diario.
Tipos de asignación
Existen dos tipos de asignación:
Fija
Como se puede ver en la imagen, los porcentajes de reparto son los mismos hasta que se vuelvan a cambiar.
Variable
La diferencia es que las de tipo variable calculan los importes de las líneas en base a la Tipo cuenta desglose, esta podrá ser:
- Cuenta
- Cuenta bancaria
- Cuenta estadística
Dependiendo del tipo de cuenta de desglose, se podrá elegir el número de cuenta acorde con el tipo. Además, también tiene en cuenta el período de cálculo, el cual podrá ser:
- Saldo a la fecha
- Ejercicio
- Semana
- La semana pasada
- Mes
- El mes pasado
- Trimestre
- El trimestre pasado
- Año
- Año anterior
- Mes del año anterior
- Período
- Último período
- Período del año anterior
- Ejercicio fiscal anterior
Por otro lado, también se podrán establecer filtros de distribución de cuentas de asignación:
En ambos tipos, fijo y variable, se pueden informar en las líneas diferentes cuentas o la misma cuenta con diferentes dimensiones.
Esta funcionalidad también está presente en el diario y en los documentos de compras y ventas.
Heredar del elemento
Cuando se configura una cuenta de asignación y en el campo Tipo de cuenta de destino, se puede informar:
- Cuenta: Se indica al sistema que se va a informar una cuenta del plan de cuentas.
- Cuenta bancaria: Se indica al sistema que se va a informar una cuenta bancaria.
- Heredar del elemento: Cuando indicamos esta opción, le estamos indicando al sistema que no sabemos que cuenta es la que se va a repartir, sino que en el momento de realizar el reparto tome la misma cuenta que la línea que se está registrando.
Si no existiera heredar del elemento, se tendría que informar una cuenta de asignación por cada una de las cuentas a las que se quisieran repartir.
Heredar del elemento permite crear una única cuenta de asignación compartida para un conjunto de cuentas que se quiere repartir, potenciando así la automatización del proceso de reparto.
Documentos de compras y ventas
Se puede informar de dos formas diferentes:
- Forma 1
- Tipo cuenta: Cuenta de asignación.
- Nº: el número de la cuenta de asignación.
- Forma 2
- Tipo de cuenta: Cuenta,
- Cuenta: Nº de cuenta
- Nº cuenta de asignación.
A continuación, se ve ambas formas, cada forma en una línea diferente:
Desde el documento se pueden ejecutar dos nuevos botones de acción:
- Redistribuir asignaciones de cuenta
Esta acción permite al usuario modificar la asignación inicialmente configurada en el sistema:
Cuando se encuentre satisfecho y cierre la pantalla el sistema guardará la nueva distribución.
- Generar líneas de a partir de cuentas de asignación.
Esta acción convierte las líneas con asignación en un conjunto de líneas normales (sin asignación) previamente al registro:
Como se puede observar, lo que cambia es el precio de coste, las unidades son las mismas para todas las líneas.
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Diario
En el diario también se pueden utilizar ambas formas:
Desde el diario se puede editar el reparto si el usuario no está totalmente satisfecho:
Esta acción lleva al usuario a una pantalla donde puede editar el reparto y cerrar cuando esté completamente satisfecho:
Si se pulsa la vista previa de registro, el sistema muestra los registros que realizará:
También es posible que automáticamente cree las líneas en el diario antes de registrar y luego registrarlas:
Estadísticas
Como se ha podido apreciar, cuando se configura una asignación de cuentas de tipo variable y se apoya en una cuenta estadística es necesaria la introducción de los movimientos de cuentas estadísticas en el sistema.
- Cuentas estadísticas: Son cuentas definidas en el sistema con el fin de ser usadas en cálculos de cuentas de asignación o informes financieros.
Su ficha contiene los siguientes campos:
- Nº
- Nombre
- Bloqueado
- Saldo
Se pueden definir dimensiones para las cuentas estadísticas si siempre llevará el mismo conjunto de dimensiones, en caso contrario se indicará un conjunto de dimensiones por cada movimiento realizado en el sistema sobre la cuenta estadística.
Desde la propia ficha se puede consultar el saldo y como se ha movido.
- Diario estadístico: Desde la ficha de la cuenta estadística o desde el buscador, se puede acceder al diario estadístico.
En el diario estadístico se pueden introducir los movimientos que va a sufrir la cuenta estadística. Se pueden definir un conjunto de dimensiones diferente por cada movimiento. Esto es lo que permitirá no solo filtrar en las cuentas de asignación por cuenta estadísticas, sino por los movimientos de esa cuenta estadística que tenga una dimensión específica.
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Jesús Salvador Cristobal
Operaciones Business Central
