En muchas ocasiones se utiliza el diario de pagos para confeccionar y registrar pagos a proveedores de forma manual. Para ello, primero hay que saber para qué proveedor se quiere registrar un pago, después se tiene que crear manualmente una línea en el diario y rellenar toda información referente al pago: el tipo de cuenta, el número cuenta, el importe, la contrapartida, seleccionar los documentos contra los que liquidar, etc.
En este post, explicamos cómo Business Central con la utilidad de ‘Proponer pagos a proveedores’ nos permite automatizar y agilizar el proceso de pagos a proveedores. Y es que, Business Central se encarga de buscar todos los documentos pendientes de pago que cumplan con los criterios establecidos y generará líneas en el diario de pagos con toda la información necesaria para poderlas registrar.
Tabla de contenidos
Asignar prioridades a los proveedores
Microsoft Dynamics 365 Business Central permite asignar prioridades a los proveedores para proponer los pagos. Además, se considera que el número más bajo de prioridad, excepto el 0, tiene la prioridad más alta. Por ejemplo, si se utiliza 1, 2 y 3, 1 tendrá la prioridad más alta:
Proponer pagos a proveedores
En el diario de pagos está disponible la funcionalidad de “Proponer pagos a proveedores”:
Después, presenta las siguientes opciones de búsqueda para localizar los pagos:
- Fecha del último pago: el sistema propone pagar todos aquellos movimientos de proveedor abiertos, es decir, con importe pendiente, cuya fecha de vencimiento sea igual o anterior a la fecha establecida en esta opción.
- Buscar dtos. P.P.: si esta opción está marcada, el sistema propondrá pagar también todos aquellos movimientos de proveedor abiertos para los que sea un posible descuento por pronto pago antes de la fecha del último pago, aunque la fecha de vencimiento sea posterior.
- Importe disponible (DL): si dejamos esta opción a 0, el sistema propondrá pagar todo aquello pendiente hasta la fecha establecida. Puede que no dispongamos de suficiente dinero para pagar todo aquello que tenemos pendiente. En este caso, podemos especificar el importe del que disponemos y Business Central irá seleccionando documentos a pagar hasta llegar al importe disponible. A partir de ahí, no propondrá más pagos, aunque haya más documentos pendientes de pago.
- Utilizar prioridad prov.: especialmente cuando no disponemos de suficiente dinero para pagar a todos nuestros proveedores. Es importante establecer un sistema de prioridades que determine en qué orden pagar a los proveedores. En este caso, Business Central propondrá primero pagar a los proveedores con mayor prioridad y, en caso de no disponer de suficiente dinero, propondrá no pagos a los proveedores con menor prioridad.
- Omitir pagos exportados: aunque un documento pendiente no esté pagado, si éste ya ha sido incluido en una línea de diario y ya ha sido exportado a un archivo electrónico que hemos entregado al banco, tenemos la opción de no volverlo a incluir para evitar pagos duplicados.
- Comprobar otras secciones de diario: aunque un cierto documento pendiente aún no esté pagado, si éste ya ha sido incluido en una línea de diario que se encuentra en otra sección, tenemos la opción de no volverlo a incluir para evitar pagos duplicados.
También ofrece una serie de opciones sobre cómo presentar el resultado:
- Una línea por proveedor: si no está marcado, Business Central creará una línea en el diario de pago por cada movimiento pendiente de proveedor, utilizando la opción de liquidación individual del diario. Si está marcado, el sistema creará una línea por proveedor por el importe a pagar al proveedor, utilizando la opción de liquidación múltiple del diario.
- Por dimensión: se puede seleccionar generar una línea por proveedor y valor de las dimensiones que escojamos.
Y, por último, completamos la información adicional para crear las líneas del diario:
- Fecha registro: fecha que se quiera que el sistema establezca como fecha de registro de todas las líneas de diario que vaya a crear.
- Calcular fecha registro a partir de fecha de vencimiento de documento de aplicación: en el caso de no agrupar por proveedor y/o dimensión, se puede especificar que cada línea de pago tenga su propia fecha de registro que será un cálculo en función de la fecha de vencimiento del documento seleccionado para liquidar.
- Desfase fecha de vencimiento de documento de aplicación: en caso de tener marcada la opción ‘Calcular fecha registro a partir de fecha de vencimiento de documento de aplicación’, se puede especificar una fórmula de fecha a aplicar sobre la fecha de vencimiento para el cálculo de la fecha de registro.
- Nº documento inicial: número documento a utilizar en las líneas del diario. Si la sección desde la que estamos ejecutando la acción de ‘Proponer pagos a proveedores’ tiene un número de serie asignado, el número de documento inicial lo establece el sistema.
- Nuevo nº doc. por línea: especificar si cada línea que se genere deba tener un número de documento distinto o si se puede utilizar el mismo número para todas las líneas.
Tipo contrapartida: especifica el tipo de contrapartida que se quiere utilizar en el asiento de pago. Si la sección desde la que estamos ejecutando la acción de ‘Proponer pagos a proveedores’ tiene un tipo de Contrapartida asignado, el tipo contrapartida lo establece el sistema:
Se utilizará el tipo de ‘contrapartida Banco’ cuando el pago se realice mediante transferencia.
- Cta. contrapartida: especifica el número de cuenta de contrapartida a utilizar. Si la sección del diario de pagos utilizada tiene informado la cuenta de contrapartida toma directamente el valor:
- Tipo pago por banco: especifica si crear líneas de pago para efectuar por ejemplo transferencias o cheques
También permite realizar la búsqueda de los pagos filtrando por proveedor. Por ejemplo, si el pago a los proveedores se realiza mediante transferencia bancaria se selecciona la forma de pago configurada a tal efecto:
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Exportación del archivo SEPA
Para hacer efectivos los pagos que se realicen mediante transferencia se exporta desde Business Central un archivo electrónico en formato SEPA con toda la información de las líneas del diario de pagos:
Una vez generado el fichero de pago, la línea del diario queda marcada como exportada y ya no puede eliminarse:
- Exportado a archivo de pagos: marca de verificación que el sistema marca automáticamente cuando se exporta el fichero.
- Importe exportado total: inicialmente es el importe de la propia línea, que es el importe exportado a fichero, pero si realizamos exportaciones duplicadas veremos como el importe exportado total va incrementándose.
El fichero exportado se sube a la web de nuestro banco para realizar las transferencias de pago.
Registro del diario
Cuando se tiene la confirmación del banco de que los pagos se han realizado, se registra el diario de pagos en Business Central:
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Susana Sánchez
Operaciones Business Central
