Estrategias de onboarding para mejorar la experiencia del empleado

Seguro que has oído mencionar el término onboarding en varias ocasiones, pero ¿sabes realmente lo importante que es para optimizar la experiencia de los empleados en tu empresa? Este proceso, clave para cualquier departamento de Recursos Humanos, se enfoca en las tareas operativas de bienvenida y en integrar a los nuevos talentos en la cultura, valores y objetivos de la compañía.

Un onboarding bien diseñado permite que los nuevos empleados adquieran rápidamente los conocimientos y habilidades necesarias para desempeñar eficazmente sus funciones, consiguiendo ser productivos desde el inicio. Además, es una estrategia fundamental para retener talento, reducir la rotación, aumentar la satisfacción de los empleados y minimizar costes asociados al reclutamiento y formación.

Si buscas mejorar la experiencia de tus empleados desde el primer día y asegurarte de que se conviertan en una pieza clave para el éxito de tu empresa, ¡sigue leyendo!

“Un buen onboarding conseguirá retener el talento, evitando la rotación alta entre empresas, mejorando la productividad y reduciendo costes en tu organización.”

Patricia Gómez, directora de Recursos Humanos en Aitana

La importancia de un buen proceso de onboarding

Actualmente, la tasa de rotación laboral es muy elevada, sobre todo entre las nuevas generaciones: muchos jóvenes tienen marcado el objetivo de encontrar una mejor oportunidad. Esto significa que, a pesar de estar trabajando en una organización, siguen en continua búsqueda de otros empleos que ofrezcan más flexibilidad, salarios más elevados, mejores condiciones, etc.

En este sentido, tener definido un plan personalizado para cada empleado y puesto es imprescindible para ahorrar costes. Sea en remoto, de forma híbrida o presencial, el onboarding debe contar con un programa estructurado que tenga en cuenta la capacitación de cada empleado y los recursos que se necesitarán para que se adapte al puesto. Estamos delante de un proceso que cada vez gana más importancia en la gestión y retención del talento.

Elementos clave para un proceso de onboarding exitoso

Hay varios aspectos que se deben tener en cuenta a la hora de contratar a un nuevo empleado para que, desde un primer momento, se sienta identificado con la empresa y sus valores, consiguiendo un refuerzo de su compromiso laboral y el employer branding:

Planificación previa

Tener un plan definido para gestionar la entrada del nuevo talento con los horarios, las personas que lo recibirán, las herramientas que va a necesitar, el material…, y compartir con él las normas, la cultura organizacional, las políticas de empresa y un calendario para que cumpla las metas para la evaluación de su progreso ayudará a que el empleado tenga los objetivos claros.

Artículos recomendados:

• Beneficios de implantar una solución de RRHH en la nube para tu negocio
• El futuro del trabajo remoto en la gestión de RR.HH.
• Automatiza tu RR. HH. y mejora la eficiencia operativa
• La importancia de utilizar un programa de nóminas en la gestión empresarial

Asignación de un mentor/buddy

Asignar a un compañero del equipo como mentor ayudará a que el nuevo empleado se sienta guiado en todo momento y pueda consultar todas las dudas de forma inmediata.

Formación y recursos accesibles

Diseñar un programa de formación que incluya contenido sobre la organización, objetivos y estrategias, metodologías y aspectos técnicos del trabajo y tener preparados todos los recursos necesarios para la incorporación, hará que el empleado se sienta parte del equipo desde un primer momento.

Feedback

Mantener reuniones periódicas con el nuevo empleado durante el onboarding servirá para adaptar el proceso a su ritmo de integración, conocer sus impresiones e inquietudes e ir al compás de sus necesidades.

Tecnología

Tener previstos los canales de comunicación que se utilizarán para estar en contacto, permitirá que el empleado pueda trasladar cualquier inquietud, asegurando una comunicación fluida.

Antes del primer día

Aunque el onboarding va más allá del primer día, es importante que ese día esté todo listo para acompañar al empleado y facilitar su integración.

• Reducir y agilizar burocracia: Enviar toda la información necesaria antes del primer día, detalles de la organización, su funcionamiento, etc., permitirá resolver con antelación todas las dudas a nivel administrativo.
• Ser claro y realista: Comunicar exactamente el día, la hora y el lugar al que deberá asistir para no generar dudas al respecto e informar también de todos los detalles sobre el puesto a ocupar.
• Material: Preparar todos los recursos que va a necesitar.
• Bienvenida personalizada: Programar de forma detallada la agenda de su primer día, un horario con actividades y pautas a seguir. Y es que, al organizar la llegada, se determinará quién recibirá al nuevo empleado, quién lo guiará y quién será la persona de contacto. Además, las compañías pueden aprovechar la bienvenida para invitarle a conocer las oficinas, presentarle a sus compañeros, enseñarle las áreas y la composición interdepartamental del organigrama de la empresa.
•  Kit de bienvenida: Valorar la opción de ofrecer un kit de bienvenida que incluya algún obsequio de merchandising de la empresa, algún catálogo informativo sobre productos y servicios, etc.
•  Formación básica: Considerar la opción de hacer sesiones de capacitación sobre procedimientos concretos o normativas de la organización, códigos de conducta, etc.

Los primeros 90 días

Aunque el primer día es decisivo, el onboarding es un proceso continuo que requiere una estructuración que facilite la adaptación del nuevo empleado y promueva su desarrollo. Y es que, hacer un seguimiento del onboarding durante los 3 primeros meses reforzará el sentimiento de pertenencia por parte del empleado. ¿Qué deben tener en cuenta las compañías pasados 3 meses para completar un onboarding? 

• Integración: Comprobar que el empleado se siente integrado en la organización, que forma parte del equipo, que está cómodo en sus funciones y comprometido con los objetivos de la empresa.
• Feedback: Tener en cuenta sus reacciones, anotar sus comentarios, mediante encuestas o entrevistas con métodos cuantitativos y cualitativos para mejorar en próximos procesos de onboarding. Un feedback constructivo sobre su experiencia y sensaciones del proceso será muy útil para detectar los puntos fuertes y débiles. Y también a la inversa, es importante que su mentor le traslade un feedback sobre su adaptación y avances.
• Seguimiento: Evaluar el progreso, analizar el desempeño, revisar sus tareas para ver el avance según los objetivos predeterminados y establecer unos kpi’s para medir el rendimiento.
• Team building: Invitarle a participar en eventos de team building para que se sienta conectado tanto con los compañeros como con la organización.
• Logros: Felicitar la consecución de objetivos y celebrar las metas conseguidas. Reconocer su aportación hará que se sienta motivado y valorado. 

“Aunque el primer día es decisivo, el onboarding es un proceso continuo y requiere una estructuración que facilite la adaptación del nuevo empleado y que promueva su desarrollo.”

Patricia Gómez, directora de Recursos Humanos en Aitana

Mejorando la experiencia de onboarding con Omne RH

Omne RH, la exclusiva solución de nómina desarrollada por Grupo Castilla con tecnología Microsoft Dynamics 365 Business Central permite ofrecer un onboarding completo y mejorar la experiencia de los empleados durante todo el proceso.

Esta solución se complementa con el Portal de Empleados, desarrollado en tecnología Power Platform y en constante evolución y desarrollo, para una mejora en la comunicación con toda la plantilla.

El portal facilita la comunicación entre organización y empleado de manera que el empleado tendrá acceso a datos importantes, nóminas online, canal de comunicación interna…

Una solución como Omne RH, por tanto, favorecerá y garantizará una incorporación del talento ordenada. El onboarding es la puerta de entrada a la compañía y, bien hecho, puede convertirse en una herramienta para que los empleados nutran su sentimiento de pertenencia y se conviertan en embajadores de la propia organización.

En Aitana, queremos ayudarte a progresar y nuestros profesionales, junto con los consultores de Grupo Castilla, acompañamos a las compañías en la mejora de la experiencia de los nuevos empleados a través de un buen onboarding. ¡Ponte en contacto con nosotros a través del formulario!