¿Cómo utilizar los configuradores de análisis de compras y ventas en Business Central?
En ocasiones un cliente necesita determinados informes de compras o ventas, dado que los informes estándar de Business Central son muy limitados y no cubren las necesidades específicas de los clientes.
Actualmente, tenemos varias opciones. Por un lado, desarrollar un informe específico en Business Central. Por otro lado, desarrollar de informes con Power BI. Y, además, tenemos una tercera vía completamente estándar, personalizable por el usuario, y que es una gran desconocida para muchos usuarios: los configuradores de análisis de compras y ventas.
¿Qué son los configuradores de análisis de compras y ventas?
Todo el mundo conoce los informes financieros de Business Central – antiguamente conocidos como esquemas de cuentas – que permiten crear plantillas de filas y columnas con datos puramente financieros. Los configuradores de informes de compras y ventas se basan en la misma premisa, permitiendo crear plantillas de líneas y de columnas, con la diferencia de que pueden obtener datos que no son puramente contables como:
Filas
- Clientes (solamente en los análisis de ventas).
- Grupos de clientes (solamente en los análisis de ventas).
- Proveedores (solamente en los análisis de compras).
- Productos (En ambos análisis).
- Grupos de productos (En ambos análisis).
- Vendedor / Comprador (En ambos análisis).
- Se pueden realizar fórmulas sobre otras líneas (de manera similar a los informes financieros).
Además, como se puede ver en la imagen, permitiría la parametrización de filtros por las tres dimensiones principales, y realizar una serie de ajustes visuales para hacer más legible el informe.
Columnas
Permite seleccionar el tipo de columna de entre varias opciones:
- Saldo periodo
- Saldo a la fecha
- Saldo inicial
- Año hasta la fecha
- Resto del ejercicio
- Todo el ejercicio
- Se pueden realizar fórmulas sobre otras columnas.
También, permite sumar movimientos de producto o movimientos de presupuesto de producto. Se pueden seleccionar diferentes tipos de valores a sumar:
- Cantidad
- Importe ventas
- Importe coste
- Importe no inventariable
- Precio venta
- Coste estándar
- Coste indirecto
- Coste unitario
Y, permite usar la funcionalidad “Tipos de análisis”, que puede realizar filtros sobre las tablas “movimientos de producto” y “movimientos de valor” para obtener un mayor detalle.
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¿Cómo acceder y utilizar los configuradores de análisis de compras y ventas?
Para acceder a esta funcionalidad, solamente debe escribirse en el buscador “Análisis compras” o “Análisis ventas”.
La opción “Informes de análisis” – ya sea de compras o de ventas – abrirá la ventana correspondiente, donde se pueden crear nuevos informes indicando las plantillas de líneas y de columnas que se desean utilizar en el informe.
Pulsando el botón “Editar informe de análisis” se puede acceder a la ficha del análisis, lo que da acceso a diferentes opciones de visualización y filtrado.
Desde la ficha se pueden realizar varias acciones:
Mostrar matriz
Visualización del informe en un periodo dado, con posibilidad de navegar a los movimientos que generan los importes agrupados.
Exportar a Excel
En análisis permite su exportación a Excel – Botón “Relacionado” “Exportar a Excel” -para poder trabajar con los datos, e incluso actualizar libros de Excel ya creados anteriormente.
Impresión
El informe se puede imprimir desde el botón “Relacionado” “Informes” “Imprimir”, aparecerá un formulario que permitirá introducir los filtros deseados.
¿Qué ventajas obtenemos con los análisis de compras y ventas?
Autonomía y flexibilidad
Alto nivel de configuración, que puede ser realizada por el propio cliente.
Análisis en profundidad
Con el uso de las diferentes opciones que ofrece la herramienta, se pueden realizar análisis complejos de la información de compras y ventas.
Información en tiempo real
La información se genera en el momento, con la información disponible en el sistema.
Navegabilidad
Desde la matriz se puede analizar el origen del dato, detectando posibles errores.
Exportación a Excel
Facilita la exportación a Excel de la información agrupada. Es posible actualizar Excel ya existentes, en las que se haya trabajado a nivel de fórmulas / gráficos.
Algunos ejemplos de informes que se pueden realizar con el análisis de compras y ventas
Ventas por grupo de cliente
Beneficio por tipo de producto
Ventas por producto
Compras por meses
Los configuradores de análisis en Business Central permiten transformar montañas de información en conocimientos accionables, proporcionando una visión clara y detallada de las operaciones.
Al aprovechar estos configuradores, las organizaciones pueden tomar decisiones más informadas, optimizar procesos y, en última instancia, impulsar el éxito en un mercado cada vez más competitivo.
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Rafael Ceballos
Business Aplications