Como habitualmente hacemos desde Aitana, enriquecemos nuestro conocimiento en la herramienta de Sage X3 a través de los necesarios manuales de procedimiento.
En esta ocasión, vamos a tratar la gestión de anticipos en el circuito de ventas del ERP. Es la solución estándar a este requerimiento tan habitual que nos plantean las empresas que quieren controlar totalmente el cobro de un anticipo antes de enviar definitivamente un material, o realizar un servicio. ¡Vamos allá!
Pedido de venta
El proceso se iniciaría con la creación de un pedido de venta.
Accedemos al punto de menú VENTAS-PEDIDOS-PEDIDOS.
Con el botón destinado a este fin, creamos un nuevo pedido, indicando, entre otros, los datos necesarios para su creación:
- Artículo
- Cantidad
- Precio
Creamos el pedido de venta.
Bloqueo manual del pedido
Adicionalmente al control posterior del anticipo del pedido, se puede bloquear manualmente cualquier pedido. En la pestaña de Gestión de la misma ventana donde hemos creado el pedido nos encontramos con un campo denominado Bloqueo y un icono al lado en forma de candado.
Si pulsamos sobre el icono nos saldrá la opción de bloquear el pedido. De esta forma, la entrega no se llevará a cabo hasta que este campo sea desbloqueado por el usuario.
En el ERP Sage X3 se pueden indicar diversos motivos para bloquear un pedido: devolución de recibos, anticipos no cobrados, etc.
En el campo a rellenar seleccionamos, por ejemplo, la opción MANUAL.
El bloqueo manual impedirá que la entrega se realice. De esta forma, si se quisiera preparar la entrega aparecería el siguiente mensaje:
Gestión del anticipo
El proceso se realizará desde la siguiente opción de menú, a la cual accederemos desde la parte derecha de nuestra pantalla de pedido, pulsando el botón indicado:
Nos aparecerá la siguiente pantalla:
Se deben rellenar los campos propios de esta gestión, pudiendo indicar una fecha de vencimiento límite. Así, quedará vinculado el anticipo al pedido. Posteriormente, cuando se genere la factura, se tendrá en cuenta la parte que ya ha sido cobrada y se identifique con el anticipo.
Un aspecto importante a tener en cuenta es que cuando registramos el anticipo es necesario emitirlo estableciendo el valor SÍ en dicho campo. A partir de este momento, este vencimiento está disponible para ser tratado en el circuito habitual de cobros/pagos.
A partir del valor parámetro LOKORD, se puede decidir si se quiere que el pedido quede bloqueado hasta haber recibido el cobro del anticipo (siempre y cuando la fecha de vencimiento indicada anteriormente ya haya sido rebasada).
Una vez que el usuario contabilice el ingreso del anticipo, la entrega se resolverá de la siguiente manera dependiendo de si se ha realizado de forma manual o automática:
- Manualmente. Deberá ser el usuario quien desbloquee la entrega y así el responsable del almacén pueda preparar la misma. Debemos asegurarnos de que el anticipo esté vinculado al pedido correctamente.
- Automáticamente. Hasta que el anticipo no haya sido cobrado el sistema no deja realizar la entrega y si se intenta, el sistema alerta con el siguiente aviso:
Una vez cobrado, siguiendo cualquiera de las transacciones de cobro/pago parametrizadas en Sage X3, el aviso desaparece y se podrá realizar la entrega con normalidad.
Cobro del anticipo
Accedemos al menú Contabilidad de terceros > Pagos > Entrada de pagos.
Aquí encontramos todas las transacciones con las que podemos realizar los pagos/cobros de facturas y seleccionaremos la transacción en función de la forma de cobro.
Tal y como se haría en un cobro habitual de una factura, desde la lista izquierda de picking se pueden seleccionar los vencimientos del tercero utilizados en la cabecera. Se puede observar que existen vencimientos cuyo origen son facturas, y vencimientos que provienen de un pedido.
Una vez creado y validado contablemente, podremos observar el asiento contable generado con el cobro. Las cuentas aplicadas dependerán de la parametrización de los códigos contables que intervengan:
Después de la contabilización del cobro del anticipo, el pedido ya se puede desbloquear para seguir con el flujo habitual.
Factura
Para finalizar el circuito, debemos facturar una vez confirmada la entrega al cliente.
Tanto si creamos la factura desde la propia entrega, o desde la creación de facturas, realizando el picking desde la lista izquierda, el sistema siempre controlará el anticipo ya recibido.
Al crear y contabilizar la factura, el sistema detecta que existe un anticipo asignado al pedido, y que ya ha sido cobrado. Por este motivo, el vencimiento que queda pendiente es únicamente por la diferencia entre ambos:
Desde la entrada de pagos habitual, si queremos acabar de cobrar la factura, se observa como aparece el saldo final de la factura descontando el anticipo cobrado previamente:
Comprobación del saldo resultante
Al final del proceso, cuando consultemos los balances correspondientes, en el mayor del cliente se puede ver cómo los 3 movimientos (cobro del anticipo, contabilización de la factura y cobro de la factura) están marcados con la misma letra (L), indicando que la operación está relacionada.
Diego Gallardo
Sage X3
