Con mi incorporación de nuevo a la empresa, y dentro del grupo dedicado a SAGE, no tengo más remedio que hablaros de la última apuesta de Aitana en la implantación de un ERP. Sage X3 se presenta como un sistema de gestión para la mediana y gran empresa.
En el poco tiempo que llevo dedicándome a este sistema, lo que más me ha llamado la atención no es lo que hace la contabilidad, distribución o producción, sino la plataforma sobre la que está desarrollada y las herramientas que pone al alcance de los usuarios finales para modificar o definir su entorno de trabajo. Un entorno basado en mostrar la información de forma amigable, y en los procesos de negocio.
La diferencia que SAGE quiere destacar de X3 con respecto a otros sistemas de gestión está basada en estos conceptos:
- Plataforma
- Seguridad
- Workflow
- Reporting
- Import/Export
- Procesos Visuales
- Admin Tools
A nivel funcional y sin entrar en profundidad, podemos destacar una serie de características que permiten que X3 se adapte a cualquier configuración de empresa por muy complicada que sea:
- Multiidioma y multilegislación.
- Multidivisa (todas las divisas).
- Varios libros mayores y diarios.
- Varias empresas, plantas y almacenes.
- Transacciones entre empresas y entre plantas.
- Contabilidad Multidimensional y multiestructura.
- Diferentes métodos de amortización de activos.
- Diferentes unidades de medida.
- Varios métodos de cálculo de costes de existencias.
- Varios métodos de producción y modos mixtos
(ATO, MTO, CTO, MTS y MPM).
En este primer artículo daremos una ligera visión de los conceptos que distinguen a Sage X3, y conforme vayamos conociéndolo con más profundidad os iremos ampliando la información.
1. Plataforma
- Web: X3 es una aplicación 100% web que genera código HTML5 lo que nos permite poder acceder a ella desde cualquier dispositivo con acceso a internet y un navegador, y desde cualquier sistema operativo (Windows, unix, Linux, Apple).
- WebApps: Es un sistema dotado de WebApps, que son unas herramientas que ajustan la información a la capacidad de visualización de cualquier dispositivo no solo de tamaño, sino en la forma de acceder a la información. Cada usuario puede personalizar la información que quiere visualizar en su dispositivo móvil, añadir o quitar campos no necesarios.
La movilidad es uno de los puntos con más desarrollo en SAGE.
- Base de datos: X3 permite la ejecución tanto sobre SQL como Oracle, lo que también nos da libertad a la hora de elegir la infraestructura sobre la que instalar nuestro sistema de gestión.
Independientemente del tipo de BBDD, la gestión de las tablas se realiza desde el entorno de X3. Un usuario avanzado tiene acceso a todas las tablas y campos de la base de datos, pudiendo añadir y modificar campos que luego podrán ser utilizados desde los procesos de gestión.
- Comunicación: La comunicación con el resto de aplicaciones o sistemas externos es a través de web services.
2. Seguridad
Uno de los puntos fuertes de X3 es la seguridad de acceso a la información. La seguridad de X3 merece un artículo en exclusiva.
La seguridad está principalmente asignada a través de los Roles, que nos permiten delimitar el acceso en varios niveles:
- Entradas de Menú,
- Función (llamamos función a aquellos procesos que modifican datos).
- Tablas y datos de las BBDD.
El acceso a Sage X3 puede ser:
- Usuario y contraseña
- LDAP
- Oauth2 (Google and Microsoft accounts)
3. Workflow
Sage X3 ofrece la posibilidad de gestionar determinados procedimientos empresariales de forma electrónica, simplificando los procesos tradicionales que suponen una intensa carga de trabajo administrativo. El sistema de flujos de trabajo o workflow permite poner en marcha circuitos de información, dentro y fuera de la organización, acciones de seguimiento, alertas y flujos de validación a partir de cualquier suceso registrado en el ERP, siguiendo los criterios establecidos para la gestión de eventos excepcionales o críticos.
Por ejemplo: cuando en el sistema se introduce un nuevo pedido de compra, Sage X3 puede informar inmediatamente a un comprador particular, en función de la naturaleza del pedido y avisar, también automáticamente, a un responsable de la empresa, si dicha compra supera un importe determinado. Gracias al motor de workflow, los procesos de firma electrónica y la trazabilidad de los datos son flexibles, asegurando la simplicidad y el control de todas las actividades.
Con el motor de workflow los usuarios además pueden:
- Desencadenar un evento (iniciar un proceso, enviar un e-mail, etc.) basado en acciones de usuarios tales como impresión, creación de nuevos registros, edición, eliminación de datos o un evento basado en el resultado de una consulta a la base de datos.
- Activar el envío de e-mails (incluidos documentos adjuntos), permitiendo que los destinatarios inicien acciones con un simple clic en los botones de opción embebidos y/o marcando sobre la entrada en el ERP que desencadenó el mensaje.
- Facilitar a los usuarios los planes de trabajo basados en procesos personalizados o en circuitos de flujos de trabajo.
- Desencadenar flujos de trabajo basados en procesos batch, tales como la importación o exportación de datos.
Beneficios:
- Ayuda a racionalizar las operaciones empresariales
- Facilita el flujo interno y externo de información, y simplifica el control de la misma
- Se ajusta a las normas y procedimientos de la empresa, para soportar eventos excepcionales mediante una parametrización sencilla e intuitiva
4. Reporting
En Sage X3 las funcionalidades de creación de informes y análisis, así como la biblioteca de informes predefinidos centralizan los datos y permiten un acceso en tiempo real a los principales datos empresariales.
Las funcionalidades estándar de creación de informes y análisis de Sage X3 incluyen herramientas para crear rápidamente solicitudes en el momento que se pueden visualizar en paneles de usuario, y un almacén de datos estándar que se puede conectar a varias soluciones de Business Intelligence. Específicamente, este almacén de datos puede personalizarse mediante un diccionario de informes con cientos de informes predefinidos.
Las opciones que tiene en su mano el usuario para administrar la información son las siguientes:
- Consultas estándar: están predefinidas en todos los módulos de X3, tanto en formato de informe como en formato gráfico. Todas las consultas estándar son susceptibles de modificarse por el usuario.
- Peticionario Gráfico: es una herramienta a nivel usuario que permite crear informes simplemente arrastrando tablas y campos a un repositorio.
- SQL Qry: Los usuarios avanzados tienen la opción de seguir utilizando sentencias sql para generar sus informes.
- Ofimática: X3 está completamente integrado con las herramientas de Oficce. Cualquier información exportada a Oficce se vuelve a actualizar cuando el documento al conectarse de nuevo a las tablas para actualizar los datos. (Powerpoint, Excel, Word)
- Portal: En el portal mostramos las consultas que acabamos de crear con las diferentes herramientas que nos presenta X3. Gráficos, calendarios, informes, alertas, etc.
5. Import/Export
Es una de las funcionalidades más desarrolladas en X3 e interesantes a la hora de implantar un nuevo ERP.
X3 posee una potente herramienta que nos permite diseñar una serie de plantillas, que en el momento de importar los datos aplicarán toda la información y toda la lógica de negocio que tiene el maestro al que corresponden los datos a importar, por lo que si algún dato importado no cumple con esa lógica nos lo va a rechazar, evitando así tener datos incoherentes en nuestra BBDD.
El monitor de importación nos permite corregir los datos no válidos detectados durante la fase de importación.
6. Vissual Procces
Los Procesos Visuales están preparados para guiar al usuario en lugar de perderse por un mar de opciones de menú, poniendo a su disposición todas las herramientas que necesita para realizar cada proceso:
- Consultas
- Informes
- Funciones
- Procesos
- Etc.
Estos procesos pueden ser modificados por el usuario para adaptarlos a sus necesidades.
Existe un Proceso Visual para cada rol de usuario donde encontrará todas las herramientas necesarias para realizar su trabajo diario.
7. Admin Tools
Se trata de una plataforma de aplicaciones potente y comunicativa. Sage X3 está desarrollada en base a su propia plataforma tecnológica SAFE X3 (Sage Application Framework for the Enterprise), que es el fundamento tecnológico de toda la aplicación.
SAFE X3 es la plataforma de desarrollo común compartida por todo un conjunto de aplicaciones de Sage. Entre otras características, esta plataforma de arquitectura Web nativa y orientada a servicios (SOA) proporciona a los usuarios grandes capacidades para la colaboración (Servicios Web, motor de flujos de trabajo de 2ª generación, etc.), potentes herramientas de Business Intelligence y una interfaz para usuarios finales integrada y altamente colaborativa.
Muy interesante es el Entorno Integrado de Desarrollo 4GL de SAFE X3, usado para desarrollar los componentes de aplicación del sistema y para permitir la personalización de X3 según las necesidades de cada empresa, sin tener que modificar el código fuente.
A partir de aquí también se puede utilizar este leguaje para desarrollar aplicaciones concretas para nuevas necesidades.
Basada en esta tecnología, Sage X3 ofrece potentes herramientas de usuario final para modificar y parametrizar su entorno de trabajo sin necesidad de modificar código fuente:
- Consultas
- Modificación de pantallas
- Gráficos
- Nuevos datos en tablas
- Menús
- Procesos visuales
- Etc.
Si tienes alguna duda sobre el mundo Sage en general, y sobre Sage X3 en particular, no dudes en ponerte en contacto con Aitana. ¡Estaremos encantados de ayudarte!
Pedro Martínez
Sage X3
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