Nos encontramos en la era del BigData, donde el volumen, procedencia y transmisión de la información en nuestras empresas es muy elevado. Para tomar decisiones estratégicas de una manera correcta es necesario poder analizar toda esa información de forma que no conlleve una inversión de tiempo excesivo.
Además, la dependencia de los TI para la transformación y gestión de los datos puede crear demoras que hagan que la información de calidad sobre la empresa llegue demasiado tarde.
Es aquí donde nace la necesidad del autoservicio del Business Intelligence (en adelante BI). Gracias a ella no solo podrás disponer de la autonomía necesaria dentro de tu negocio para generar informes detallados, sino que te permitirá disponer de la necesaria flexibilidad temporal para la correcta toma de decisiones estratégicas.
Es aquí donde POWER BI se presenta como solución a todo lo comentado previamente, siendo una herramienta de análisis de datos con la que podrás recopilar información de diferentes fuentes o bases de datos de manera conjunta. Dichos datos no tienen por qué tener relación entre sí, pero podrás utilizarlos en la generación de análisis ya que están representados en visualizaciones sencillas de interpretar que permiten supervisar y obtener respuestas rápidamente con múltiples paneles informativos. El producto ofrece diferentes versiones, siendo las principales su servicio web y la aplicación para escritorio “Power BI Desktop”.
Además, se trata de un servicio incorporado en la nube pensado para compartir con todas aquellas personas que necesites. Para asegurar un correcto alcance, la aplicación se encuentra disponible en dispositivos Windows, Android y IOS.
En nuestro caso, vamos a centrar nuestras miradas en la aplicación “Desktop” y su sincronización con el servicio web, donde podremos compartir todo el trabajo realizado con los usuarios que nosotros queramos de manera inmediata.
Comenzar con Power BI Desktop
Ahora que conoces los aspectos esenciales del producto, veamos cómo puedes conectar todos los datos que dispones en tu ERP NAV con POWER BI, de manera que tengas la oportunidad de poder comenzar a crear tus primeras visualizaciones.
Como hemos comentado, Power BI ofrece varias alternativas a la hora de recoger tu conjunto de datos de diferentes orígenes. Desde NAV, puedes nutrirte de su base de datos a través de dos métodos: Servidor SQL o Servicios Web Odata.
Interfaz principal Power BI
Una vez has conseguido la información que necesitas para poder elaborar los análisis e informes, deberás de proceder a su modelado. Los bloques principales para la creación de las visualizaciones que necesitas conocer para comenzar a trabajar son:
- Visualizaciones
- Conjuntos de datos
- Informes
- Paneles
Visualizaciones
Las visualizaciones constituyen la representación visual de tus datos que pueden ser sencillas, como un número representativo, o complejas, como un gráfico dinámico que muestre el índice de satisfacción de tus clientes ante cierto producto en un área geográfica determinada. El rango de opciones estándar es muy completo, ofreciendo la incorporación de visualizaciones personalizadas y creadas por los propios usuarios, dotando de esta manera al entorno de un abanico de posibilidades ilimitado.
Conjunto de datos
Dichas visualizaciones se forman con el conjunto de tus datos recopilados en la parte derecha de la pantalla principal. Con independencia del origen de los datos, podrás establecer relaciones entre ellos para filtrar tu información procedente de NAV con datos obtenidos, por ejemplo, de una hoja de cálculo Excel.
Cuando logres que el conjunto de datos refleje la información de la manera que te interesa, podrás empezar a crear tus visualizaciones. Es aquí donde entran en terreno los informes.
Informes
Los informes son una colección de visualizaciones recopiladas en una o varias páginas. En cada una de estas páginas disponibles dentro del informe, pueden incorporarse una o varias visualizaciones, dependiendo de las necesidades de cada momento.
Una vez hayas creado tus visualizaciones y tengas el trabajo terminado, quizás sea hora de compartirlo con los usuarios, por lo que es la hora de acceder al servicio web de POWER BI e introducirte en los paneles.
Ejemplo de una página del informe con varias visualizaciones
Paneles
Los paneles son colecciones de visualizaciones incorporadas en una página de los informes que se pueden compartir con otros usuarios. Éstos podrán acceder a ver la información desde cualquiera de las vías mencionadas anteriormente.
Cuando estés creando un informe, podrás organizar tus visualizaciones de la manera que más te guste, así como editar los datos utilizados para su representación.
Cuando estés visualizando los informes, sólo podrás interactuar con ellos, pudiendo ver en todo momento los datos que componen la representación o filtrar la información de manera dinámica.
Filtros dinámicos
Estos filtros dinámicos constituyen una gran ventaja cuando queremos conocer situaciones más concretas de las representaciones. Por ejemplo, puedes crear varias visualizaciones que comprendan las ventas totales, las ventas por ciudad y las ventas por clientes. Una vez hayas finalizado su creación, a la hora de seleccionar una parte de una de las visualizaciones, como un país de las ventas por región, la información del resto de las visualizaciones se filtrará de manera que verás cómo afecta dicho cliente sobre el total o en cada una de las áreas que operas. Utilizando como ejemplo la imagen del informe anterior, si seleccionas uno de tus clientes en la visualización “Ventas por cliente”, observarás como el resto te mostrarán datos que afectan al cliente seleccionado, como las ciudades donde te compra, las ventas totales o los costes soportados en función de las ventas generadas.
En resumen, Power BI es una herramienta que te ofrece la posibilidad de reunir datos de diferentes orígenes para conectarlos de la manera que más te convenga y poder modelarlos para crear visualizaciones con información de calidad y compartirlos con las personas que necesiten conocer dicha información.
A diferencia de otras herramientas, las capacidades de uso son muy amplias y otorga mayor sencillez en el modelado de datos. De este modo, sin disponer de unos grandes conocimientos en la materia podemos empezar a trabajar rápidamente. Además, gracias a la incorporación de visualizaciones creadas por los usuarios, puede expandirse en función de las necesidades de cada momento.
En Aitana llevamos más de 30 años ayudando a las empresas a mejorar la gestión de su negocio. Nos encontramos en constante actualización para poder ofrecerte el mejor asesoramiento y formación dentro de tu negocio.
Power BI se presenta como el complemento perfecto a incorporar en tus gestiones diarias para asegurar el crecimiento de tu empresa, por lo que no dudes en contactar con nosotros para que podamos ofrecerte las vías que consigan llevar tu negocio un paso adelante.
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