¿Cómo puedo ayudarte? Es la frase más repetida por los consultores a la hora de enfrentarnos al usuario. Nuestra misiva es ayudar, en la medida de lo posible, a que las herramientas a utilizar en Dynamics NAV se aprovechen en un alto porcentaje.
En este caso, vamos a hablar de la Conciliación bancaria automática, una herramienta que muchos usuarios solicitaban y que Microsoft incluyó a partir de la versión NAV 2016. Con la funcionalidad de Conciliación bancaria automática se pueden conciliar en segundos, movimientos del extracto bancario que manualmente pueden tardase horas.
¿Cómo hacerlo?
Lo primero que debemos hacer para usar esta funcionalidad es asegurarnos que todas las entidades bancarias con las que trabajamos nos ofrecen en su página web la exportación del fichero N43 de manera ágil. De esta forma, el usuario puede exportar el fichero desde la página web filtrando por el periodo a conciliar.
Lo segundo, es que nuestro Dynamics NAV tenga configurado el formato de dicho fichero en la opción de ‘Definiciones de intercambio de datos’. En este acceso podemos configurar los distintos ficheros a importar, si nuestra entidad bancaria nos proporciona la información del extracto en un fichero que cumple la N43.
Una vez configuradas la plantilla o plantillas de conversión de datos del fichero a Microsoft Dynamics NAV es importante asociarlas a las fichas de banco correspondientes en el ERP. Para conciliar el extracto desde Conciliación bancos, el usuario creará un nuevo extracto con la información necesaria de Cód. banco, Fecha, Saldo inicial extracto y Saldo final extracto.
Conciliación automática
Desde la opción ‘Importar archivo’, el usuario seleccionará el fichero correspondiente. El sistema transformará este archivo en movimientos de NAV llamados Lín. Extracto bancario. El siguiente paso sería la opción ‘Conciliación automática’ con el que el sistema irá conciliando uno a uno todos los movimientos que coincidan en importe y en día.
Podemos pasar este proceso tantas veces como se quiera cambiando el intervalo de días con los que quieres que el sistema te compare. En este sentido, cabe remarcar que la fecha de contabilización del asiento en NAV no tiene por qué coincidir con la fecha del movimiento en el extracto bancario.
Diario, con toda la información
Con este proceso se conciliarán la mayoría de los movimientos contabilizados, si existen movimientos del extracto que aún no han sido contabilizados desde esta funcionalidad se pueden traspasar a un Diario donde se creará una línea por cada línea del extracto con toda la información: Fecha registro, Descripción, Importe…
El banco será la cuenta contrapartida y, simplemente, tendremos que elegir la cuenta genérica del asiento, por ejemplo, cuenta de gasto (626), Clientes y Proveedores donde se podrán liquidar las facturas correspondientes, banco para traspasos de saldos de unas cuentas a otras.
Completando este diario y registrándolo, podremos volver a nuestra conciliación y conciliar de forma automática nuestros nuevos movimientos registrados. Una vez conciliados todos los movimientos debemos registrar el extracto para que ese “archivo” quede guardado y sea inmodificable.
De esta forma, podemos consultar el extracto bancario a una fecha sin necesidad de entrar en la página web de la entidad bancaria ni hacer filtros por el Saldo de la ficha de nuestro banco. En un solo vistazo tendremos toda la información de los saldos por fecha.
Normalmente, los usuarios están acostumbrados a realizar este trabajo de una manera monótona, sin sacar partido a los automatismos que Dynamics NAV les ofrece. Si tenéis cualquier duda al respecto, ¡estamos a vuestra disposición!
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